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How Guesthop Uses Properly To Make Every Cleaning Perfect

Posted By: Astrid Lindstrom

[:en]

Problems

Communication with Cleaners and Service Providers

“It was a mess.”Emily, like most property managers, contracts with her cleaners. While this relationship makes it easier for Guesthop to balance out supply and demand, it also makes it more difficult to train cleaners and to maintain quality assurance. So as Guesthop started expanding, they found it more and more difficult to manage their cleaners and cleanings manually. Verbally setting standards left room for ambiguity: “The cleaners would have to call five times to ask where things were or how we wanted them to set it up.”

Even weekly timesheets were clouded with grey areas. Cleaners would use phone notes, handwritten notes, or scanned pictures to log their work. And with everything being done manually, there was bound to be human error. In order for Guesthop to scale successfully, Emily needed tools to fit her new communication challenges.

Quality Assurance

“Cleaners were keeping track of their work in all different ways.”While setting clear standards was complicated, upholding them was an even bigger obstacle. For every cleaning job, Guesthop had to rely entirely on trust. It was hard to track hours and with properties spread throughout San Francisco, it was even harder to verify a job well done. If there were any damages or low supplies, it was almost impossible to consolidate those reports.

Instead, Guesthop had to go into each cleaning event to check for flagged items. They had to rely entirely on their cleaners to understand the performance of their own service. Because at the time, Guesthop was manually entering cleanings into Google Calendar. So not only were managing, scheduling, and reporting incredibly time-consuming but they were also inefficient. Hours were wasted and cleanings were missed.

Solutions

Guesthop was in operation for two years before partnering with Properly. As their communication and management challenges added up, they knew they needed a comprehensive solution.

Emily was first introduced to Alex Nigg, founder of Properly, at an Airbnb meetup. They quickly became the first property management company using Properly’s services, beta testing new features and functions that were still in development.

At the time they met, Guesthop was managing 50 listings, however, since teaming up with Properly, Guesthop has multiplied their reach. Guesthop now manages about 100 listings, spanning across cities between San Jose and Stinson Beach, including San Francisco and the East Bay. Here is how Properly has helped them grow.

“Properly’s checklists alleviate all the headaches during the cleanings because the cleaners know my standards.”Guesthop has finally been able to clarify expectations with photo-based checklists. The checklists relay visual instructions to the cleaners so they know exactly how to clean and exactly how to stage her spaces. And channel integration has made the checklists incredibly simple to create: listing photos from Airbnb are automatically added to the checklist when the Airbnb account is connected.

Properly checklists relay visual instructions to the cleaners so they know exactly how to clean and exactly how to stage her space.

Properly checklists relay visual instructions to the cleaners so they know exactly how to clean and exactly how to stage her space.

Provide Peace of Mind

“There’s never a discrepancy.”Now, cleaners are clear about standards –– and Guesthop no longer has to take their word for it. Properly’s verification photos serve as visual receipts after every cleaning, so Guesthop can rest assured that the job is done properly.

Properly’s verification photos serve as visual receipts after every cleaning.

Properly’s verification photos serve as visual receipts after every cleaning.

Save Time + Create Efficiency

“We save a couple of hours every day.”As Guesthop graduated from Google Calendar, they’ve noticed a huge shift in efficiency of their business. Properly’s calendar makes “everything more searchable and manageable.” Now, Guesthop can manage and monitor cleanings without having to go through each event. They can easily generate reports and are notified about any damages or low supplies in real time. And, with channel integration, they find booking information automatically uploaded to their calendar. Because logistics are streamlined and no longer manual, they are no longer vulnerable to human error.

Properly’s calendar can manage and monitor cleanings without having to go through each event. photos serve as visual receipts after every cleaning.

Properly’s calendar can manage and monitor cleanings without having to go through each event. photos serve as visual receipts after every cleaning.

Conclusion

The partnership with Properly has allowed Guesthop to expand and evolve seamlessly. And when reflecting on the journey it’s been –– and what’s to come –– Emily takes solace in the fact that “Properly just makes everything way more simple.”

“Properly is just super responsive.”

[:fr]

Problèmes

Communication avec des H/F de ménage et des Prestataires de service

“C’était une sacrée pagaille.”Emily, comme la plupart des gestionnaires immobiliers, établit des contrats avec ses H/F de ménage. Tandis que ce rapport permet à Guesthop d’équilibrer les fournitures et les demandes plus facilement, il complique également la formation des H/F de ménage et le maintien d’une assurance qualité. Alors, tandis que Guesthop commençait à s’étendre, il lui a été de plus en plus difficile de gérer ses H/F de ménage et nettoyages manuellement. Le fait d’établir des normes oralement laissait de la place à l’ambiguïté : “Les H/F de ménage devaient appeler cinq fois pour demander où se trouvaient les choses ou comment nous voulions qu’ils fassent la mise en place.”

Même les feuilles de temps hebdomadaires présentaient des zones d’ombre. Les H/F de ménage utilisaient des notes téléphoniques, des notes manuscrites, ou des photos scannées pour consigner leur travail. Et, comme tout était fait manuellement, il y avait forcément des erreurs humaines. Afin que Guesthop puisse prendre de l’envergure avec succès, Emily avait besoin d’outils adaptés à ses nouveaux défis en matière de communication.

Assurance Qualité

“Les H/F de ménage gardaient une trace de leur travail de différentes manières.”Tandis que l’établissement de normes claires était compliqué, le fait de les faire respecter était un obstacle encore plus grand. Pour chaque prestation de nettoyage, Guesthop devait entièrement se fier à la confiance. Il était difficile de contrôler les heures et, avec des propriétés partout dans San Francisco, il était encore plus compliqué de vérifier qu’une prestation avait été effectuée correctement. En cas de dégâts ou fournitures en faible quantité, il était quasiment impossible de regrouper ces rapports.

Au lieu de cela, Guesthop devait étudier chaque ménage pour trouver les éléments signalés. Elle devait entièrement compter sur ses H/F de ménage pour comprendre la performance de son propre service. Car, à l’époque, Guesthop saisissait les nettoyages manuellement dans Google Agenda. Alors non seulement la gestion, la planification et les rapports étaient incroyablement coûteux en temps, mais en plus ils étaient inefficaces. Des heures étaient gaspillées et des nettoyages étaient manqués.

Solutions

Guesthop exerçait ses activités depuis deux ans avant son partenariat avec Properly. Tandis que ses défis en matière de communication et gestion s’accumulaient, elle savait qu’il lui fallait une solution complète.

Emily a tout d’abord été présentée à Alex Nigg, le fondateur de Properly, au cours d’un meet-up Airbnb. Guesthop est rapidement devenue la première entreprise de gestion immobilière à utiliser les services de Properly, à faire des essais bêta des nouvelles fonctionnalités et fonctions toujours en développement.

Au moment de leur rencontre, Guesthop gérait 50 annonces. Toutefois, depuis son association avec Properly, Guesthop a multiplié sa portée. Guesthop gère à présent environ 100 annonces, couvrant les villes entre San José et Stinson Beach, incluant San Francisco et l’East Bay. Voici comment Properly l’a aidée à croître.

“Les listes de tâches de Properly atténuent tous les problèmes au cours des nettoyages car les H/F de ménage connaissent mes normes.”Guesthop a finalement pu clarifier ses attentes grâce à des listes de tâches basées sur des photos. Les listes de tâches relayent des instructions visuelles aux H/F de ménage afin qu’ils sachent exactement comment nettoyer et exactement comment mettre en scène ses espaces. Et l’intégration de canaux a rendu la création des listes de tâches incroyablement simple : des photos d’annonces issues d’Airbnb sont automatiquement ajoutées à la liste de tâches lorsque le compte Airbnb est connecté.

Les listes de tâches Properly relayent des instructions visuelles aux H/F de ménage afin qu'ils sachent exactement comment nettoyer et exactement comment mettre en scène ses espaces.

Les listes de tâches Properly relayent des instructions visuelles aux H/F de ménage afin qu’ils sachent exactement comment nettoyer et exactement comment mettre en scène ses espaces.

Apport de la Tranquillité d’Esprit

“Il n’y a jamais d’anomalie.”À présent, les H/F de ménage connaissent clairement les normes –– et Guesthop n’a plus besoin de les croire sur parole. Les photos de vérification de Properly servent de justificatifs visuels après chaque nettoyage, et Guesthop peut ainsi être certaine que la prestation a été effectuéecorrectement.

Les photos de vérification de Properly servent de justificatifs visuels après chaque nettoyage.

Les photos de vérification de Properly servent de justificatifs visuels après chaque nettoyage.

Gain de Temps + Création d’Efficacité

“Nous gagnons quelques heures par jour.”Depuis que Guesthop a cessé d’utiliser Google Agenda, elle a remarqué un immense changement au niveau de son efficacité d’entreprise. Le calendrier de Properly rend “tout plus consultable et gérable.” Maintenant, Guesthop peut gérer et contrôler les nettoyages sans devoir parcourir attentivement chaque événement. Elle peut facilement générer des rapports et est notifiée pour tout dégât ou fourniture en faible quantité, en temps réel. Et, sans intégration de canaux, elle trouve les informations liées aux réservations automatiquement chargées dans son calendrier. Comme la logistique est simplifiée et n’est plus manuelle, elle n’est plus exposée à l’erreur humaine.

Le calendrier de Properly peut gérer et contrôler les nettoyages sans devoir parcourir attentivement chaque événement. Les photos servent de justificatifs visuels après chaque nettoyage.

Le calendrier de Properly peut gérer et contrôler les nettoyages sans devoir parcourir attentivement chaque événement. Les photos servent de justificatifs visuels après chaque nettoyage.

Conclusion

Le partenariat avec Properly a permis à Guesthop de se développer et évoluer sans problème. Et, lorsqu’elle réfléchit au parcours effectué –– et à venir –– Emily trouve réconfortant le fait que “Properly rende tout beaucoup plus simple.”

“Properly est vraiment très réactive.”

[:it]

Problemi

Comunicazione con addetti alle pulizie a all’accoglienza

“Era tutto molto confusionario.”Emily, come la maggior parte di gestore di immobili, assume esternamente i propri addetti alle pulizie. Anche se questo rapporto semplifica a Guesthop la gestione di domanda e offerta, rende però d’altra parte più complessa la formazione degli addetti e il mantenimento dell’assicurazione della qualità. Così, quando Guesthop ha iniziato a espandersi, si sono accorti che gestire gli addetti e le pulizie in modo manuale stava diventando sempre più difficile. Fissare verbalmente gli standard lasciava spazio ad ambiguità: “Gli addetti alle pulizie dovevano chiamare cinque volte per chiedere dov’erano le cose o come volevamo che fossero sistemate.”

Anche i fogli delle presenze settimanale erano pieni di zone grigie. Gli addetti usavano SMS, biglietti scritti a mano o scansioni di foto per documentare il proprio lavoro. E, dato che tutto era fatto manualmente, gli errori umani erano frequenti. Affinché Guesthop potesse crescere con successo, Emily aveva bisogno di strumenti adatti alle sue nuove esigenze di comunicazione.

Assicurazione qualità

“Gli addetti alle pulizie documentavano il proprio lavoro in tutti i diversi modi possibili.”Mentre fissare standard chiari era complicato, rispettarli costituiva un ostacolo ancora maggiore. Per ciascun incarico di pulizia, Guesthop doveva basarsi interamente sulla fiducia. Era difficile controllare le ore e, con immobili sparsi in tutta San Francisco, era ancora più complesso verificare che il lavoro fosse ben fatto. Se c’erano danni o carenze di scorte, era praticamente impossibile avere un quadro d’insieme delle segnalazioni.

Invece, Guesthop doveva controllare ogni singolo incarico di pulizia per verificare tutte le voci spuntate. Doveva affidarsi unicamente a quanto dicevano gli addetti alle pulizie per valutare le loro prestazioni di servizio. Questo perché all’epoca Guesthop inseriva manualmente gli incarichi di pulizia nel Calendario di Google. Quindi, oltre a richiedere moltissimo tempo, la gestione, la programmazione e la documentazione erano del tutto inefficienti. Si sprecavano ore di lavoro e le pulizie venivano saltate.

Soluzioni

Guesthop era in attività da due anni quando è iniziata la sua collaborazione con Properly. Con l’aumentare delle loro esigenze di comunicazione e di gestione, sapevano di aver bisogno di una soluzione complessiva.

Emily ha conosciuto Alex Nigg, creatore di Properly, a un convegno di Airbnb. La società è rapidamente divenuta la prima azienda di gestione di immobili a usare i servizi di Properly, partecipando al beta test delle nuove caratteristiche e funzioni che erano ancora in fase di sviluppo.

Al momento di questo primo incontro, Guesthop gestiva 50 annunci immobiliari ma, da quando collabora con Properly, ha moltiplicato le sue dimensioni sul mercato. Guesthop gestisce ora 100 immobili, sparsi in varie città tra cui San Jose e Stinson Beach, compresa San Francisco e la East Bay. Ecco come Properly l’ha aiutata a crescere.

Ottieni pulizie scrupolose e di livello costante

“Le checklist di Properly alleviano tutte le difficoltà durante le pulizie perché gli addetti conoscono i miei standard.”Guesthop è finalmente in grado di chiarire le proprie esigenze grazie alle checklist basate su foto. Le checklist forniscono istruzioni visive agli addetti alle pulizie in modo che sappiano esattamente come pulire e come sistemare i suoi spazi. Inoltre l’integrazione di canale ha reso le checklist incredibilmente semplici da creare: le foto degli annunci su Airbnb vengono inserite automaticamente nelle checklist collegando l’account di Airbnb.

Le checklist di Properly si basano su istruzioni visive agli addetti alle pulizie che in questo modo sanno esattamente cosa pulire e in che modo sistemare i suoi spazi.

Le checklist di Properly si basano su istruzioni visive agli addetti alle pulizie che in questo modo sanno esattamente cosa pulire e in che modo sistemare i suoi spazi.

Dà la serenità

“Non ci sono mai discrepanze.”Adesso, gli addetti alle pulizia hanno chiari gli standard, e Guesthop non deve più credere semplicemente alla loro parola. Le foto di verifica di Properly fungono da ricevute visive dopo ciascuna pulizia, quindi Guesthop può essere sicura che il lavoro sia stato fatto correttamente.

Le foto di verifica di Properly servono come ricevute visive dopo ciascuna pulizia.

Le foto di verifica di Properly servono come ricevute visive dopo ciascuna pulizia.

Risparmia tempo e ottieni maggiore efficienza

“Risparmiamo un paio d’ore ogni giorno.”Quando Guesthop ha abbandonato il Calendario di Google, ha notato un enorme salto in avanti dell’efficienza della propria attività. Il calendario di Properly rende “tutto molto più interrogabile e gestibile”. Ora, Guesthop può gestire e monitorare le pulizie senza dover consultare ciascun evento. Può facilmente generare report e ricevere segnalazioni di qualunque danno o scarsità di scorte in tempo reale. Inoltre, con l’integrazione di canale, i dati delle prenotazioni sono caricati automaticamente nel calendario. Dato che la logistica è semplificata e non più gestita manualmente, l’azienda è meno vulnerabile agli errori umani.

Il calendario di Properly può gestire e monitorare le pulizie senza dover scorrere ogni evento. Le foto fungono da ricevute visive dopo ciascuna pulizia.

Il calendario di Properly può gestire e monitorare le pulizie senza dover scorrere ogni evento. Le foto fungono da ricevute visive dopo ciascuna pulizia.

Conclusioni

La collaborazione con Properly ha permesso a Guesthop di espandersi ed evolversi senza difficoltà. Quando ripensa al percorso che fatto – e a quello da fare – Emily trova conforto nel fatto che “Properly rende ogni cosa molto più semplice.”

“Properly è responsivo al massimo.”[:es]

Problemas

Comunicación con los operarios de limpieza y los proveedores de servicios

“Era un desastre”.Emily, como la mayoría de los jefes de propiedad, contrata a sus operarios de limpieza. Aunque esta relación facilita que Guesthop equilibre la oferta y la demanda, también dificulta la capacitación de los operadores de limpieza y el mantenimiento del aseguramiento de la calidad. Así que cuando Guesthop comenzó a expandirse, se le hizo cada vez más difícil gestionar manualmente sus operarios de limpieza y las limpiezas. Establecer estándares verbalmente dejó espacio a la ambigüedad: “los operarios de limpieza tenían que llamar cinco veces para preguntar dónde estaban las cosas o cómo queríamos disponerlo”.

Hasta las planillas de horarios semanales eran poco claras. Los operarios usaban notas en el teléfono, notas manuscritas, o fotos escaneadas para registrar su trabajo. Y con todo hecho a mano, estaba destinado a que ocurrieran errores humanos. Para que Guesthop aumentara su tamaño exitosamente, Emily necesitaba herramientas apropiadas para sus nuevos desafíos de comunicación.

Aseguramiento de la calidad

“Los operarios de limpieza estaban haciendo seguimiento de su trabajo de maneras muy diferentes”.Aunque establecer estándares claros era complicado, mantenerlos era un obstáculo aún mayor. Por cada trabajo de limpieza, Guesthop tenía que depender completamente de la confianza. Era difícil hacer seguimiento a las horas y con las propiedades dispersas por todo San Francisco, era aún más difícil verificar que el trabajo estuviera bien hecho. Si había algún daño o los suministros estaban escasos, era casi imposible consolidar esos reportes.

En vez de eso, Guesthop tenía que ir a cada evento de limpieza para verificar los artículos marcados. Tenían que depender completamente de que sus operarios de limpieza comprendieran el desempeño de su propio servicio. Debido a que en ese momento Guesthop estaba ingresando manualmente las limpiezas en Google Calendar, la gestión, la programación y los reportes no solamente requerían muchísimo tiempo, sino que también eran ineficientes. Se desperdiciaban horas y se incumplían las limpiezas.

 

Soluciones

Guesthop estuvo operativo durante dos años antes de asociarse con Properly. A medida que sus desafíos de comunicación y gestión se sumaron, supieron que necesitaban una solución integral.

A Emily le presentaron a Alex Nigg, el fundador de Properly, en un encuentro de Airbnb. Ellos se convirtieron rápidamente en la primera empresa de gestión de propiedades en usar los servicios de Properly, probando las versiones Beta de las nuevas características y funciones que aún estaban en desarrollo.

En el momento en que se conocieron, Guesthop estaba gestionando 50 anuncios; sin embargo, desde que formaron equipo con Properly, Guesthop ha multiplicado su alcance. Ahora, Guesthop gestiona unos 100 anuncios, extendiéndose entre las ciudades de San José y Stinson Beach, incluídas San Francisco y East Bay. Aquí está cómo Properly los ha ayudado a crecer.

Genera limpiezas diligentes y consistentes

Las listas de tareas de Properly alivian todos los dolores de cabeza durante las limpiezas, porque los operarios de limpieza conocen mis estándares”.Guesthop por fin ha podido aclarar las expectativas con las listas de tareas basadas en fotos. Las listas de tareas transmiten instrucciones visuales a los operarios de limpieza; así ellos saben exactamente cómo limpiar y exactamente cómo montar los espacios. Y la integración de canales ha hecho que crear las listas de tareas sea increíblemente fácil: las fotos de los anuncios de Airbnb son añadidas automáticamente a la lista de tareas cuando se conecta la cuenta de Airbnb.

Las listas de tareas de Properly transmiten instrucciones visuales a los operarios de limpieza; así ellos saben exactamente cómo limpiar y exactamente cómo montar los espacios.

Las listas de tareas de Properly transmiten instrucciones visuales a los operarios de limpieza; así ellos saben exactamente cómo limpiar y exactamente cómo montar los espacios.

Proporciona tranquilidad

“Nunca hay una discrepancia”.Ahora los operarios de limpieza tienen claridad sobre los estándares, y Guesthop ya no tiene que creer en la palabra de ellos. Las fotos de verificación de Properly sirven como recibos visuales después de cada limpieza, de manera que Guesthop puede estar seguro de que el trabajo se ha hecho apropiadamente.

Las fotos de verificación de Properly sirven como recibos visuales después de cada limpieza.

Las fotos de verificación de Properly sirven como recibos visuales después de cada limpieza.

Ahorra tiempo y genera eficiencia

“Ahorramos un par de horas cada día”.Desde que Guesthop egresó de Google Calendar, han notado un gran cambio en la eficiencia de su negocio. El calendario de Properly hace que “todo sea mas fácil de buscar y gestionar”. Ahora, Guesthop puede gestionar y monitorizar las limpiezas sin tener que presentarse en cada evento. Pueden generar informes con facilidad y reciben notificaciones en tiempo real de cualesquiera daños o de suministros escasos. Y, con la integración de canales, encuentran la información de reservas automáticamente cargada en su calendario. Debido a que la logística se simplificó y ya no es manual, ya no son vulnerables a los errores humanos.

El calendario de Properly puede gestionar y monitorizar las limpiezas sin tener que presentarse en cada evento. Las fotos sirven como recibos visuales después de cada limpieza.

El calendario de Properly puede gestionar y monitorizar las limpiezas sin tener que presentarse en cada evento. Las fotos sirven como recibos visuales después de cada limpieza.

Conclusión

La asociación con Properly ha permitido que Guesthop se expanda y evolucione sin problemas. Y cuando reflexiona sobre el recorrido que ha pasado, y en lo que está por venir, Emily siente alivio por el hecho de que “Properly simplemente hace que todo sea mucho más sencillo”.

“Properly es muy receptivo.”

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