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Feedback & Pro Tips from Properly’s Trial Members

Posted By: Astrid Lindstrom

[:en]We’re developing the perfect tool to simplify guest turnovers. It’s a visual checklist app that utilizes the power of photos and the ease of drag and drop task pins to convey cleaning instructions and unique touches of hospitality to cleaners.

For the past several months, we’ve been running a trial with select hosts and property managers around the world to test our app, Properly.

Along the way our trial members themselves have come up with great tips that they have shared with us, so our intent is to share back by publishing our own tips to get the most out of the tool.

Superhost trial members like Tammi S. have given us feedback that makes all our hard work worthwhile.

Tammi rents her Seattle home on Airbnb, but travels frequently. When she’s off-site she depends on others to clean and prepare her home for guests.

Because the window of time between check-out to check-in and the availability of her contacts varies, she alternates between hiring cleaners and relying on the kindness of friends to help her set up her home.

After using the app for a few months, Tammi told us how Properly has changed her remote turnover experience,

“Guest experience is extremely important to me and I’m very particular about the setup of my home. When I travel, I am not able to manage turnovers myself and I used to worry that the quality would suffer.
Properly offers me simplicity and ease in what used to be a stressful situation. Even when I managed my turnovers on-site I would sometimes spend 30 minutes after the cleaner left to rearrange my home. Now I don’t.
I also love that I can be just as detailed and ensure guest satisfaction even when I’m not there. It’s great quality control.”

The cleaners who have tested the app with their clients reach out to let us know they like it too. Katia N. is a cleaning professional and has used Properly with two different clients who rent out their properties on home-sharing sites.

After one of Katia’s clients invited her to join the Properly trial to share instructions for a hospitality turnover, she was hired by another client who is a Properly trial member as well. When asked what using Properly during cleaning jobs meant to her, Katia told us,

“It’s not that I don’t know how to clean, I do, but I really like that it reminds me of all the tasks that need to be done. A final checklist is helpful for my job.
It’s also great that now I have proof I was actually there on time and finished when I was supposed to before the new guests came. Plus I was 100% sure I did my job exactly the way my client wanted.”

During this period, we’ve also collected a few creative tips from trial and team members to make the most out of the app’s features. In this post, we’ll share the first ones with you and roll out more later.

Pro Tip #1: Duplicate Jobs To Add Customized Tasks

Properly was developed to save hosts time explaining their intricate tasks to every cleaner who comes to their listing, and to offer cleaners unparalleled clarity of what their clients want during a job.

We’ve learned that many hosts and property managers spend years crafting the perfect pre-clean emails that describe all the specific hospitality touches, cleaning instructions, and supply locations any cleaner would need to know every time they came to that client’s property.

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At different points in the year, some hosts would modify the list to incorporate compliance tasks like deep cleaning the oven every three months or changing the batteries on the smoke detectors every six months.

These periodic chores inspired the ‘duplicate job’ feature on Properly which allows hosts to copy an entire job and modify it with particular frames.

Hosts who want to build different customized jobs within the same property can duplicate the base job and add specific frames conveying the unique tasks for that particular cleaning.

Pro tip #2: Browse Previous Jobs & Verification Photos to Compare Cleaners’ Work

With the surge of on-demand cleaners flooding the housecleaning industry, it’s a reality that not all cleaners uphold a professional standard of work. Properly aims to equalize and elevate the quality of cleaning for every host who hires a cleaner for turnovers. Our tip is aimed at hosts who have used Properly with a number of cleaners.

Here’s what to do:

Browse through old jobs and verification photos to compare each cleaners’ quality of work visually. Then you can decide for yourself which cleaner you prefer to work with.

For example swipe through all the different verification photos for your task “Prepare a welcome basket with fruit and a bottle of wine,” and see which cleaner’s work you prefer. Using concrete visual proof to make a well-informed decision is just another way we want to create peace of mind for our hosts.

Pro Tip #3: Manually Prompt Cleaners to Report Damage

One group of property managers in San Francisco employs a third-party team of cleaning professionals to clean their listings during guest turnovers. To emphasize the ‘report a problem’ feature on the top right of the cleaner’s screen, the team devised a creative way that ensures cleaners are aware of and use the feature.

This type activity and feedback from our trial members makes the wheels in our brains turn. It inspires us to develop our tool better for the people using it. While we work on building a better version, we learned a new tip in the meantime.

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The property manager imported descriptive photos entitled “Report Problems” in the Finish section of her workflow and added a task pin which cleaners would have to swipe through and check off during the job.

Here’s how to do it:

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  • Google a picture of ‘spilled red wine on a white carpet’ (or any other photo that conveys damage)
  • Google a picture of ‘report a problem.’ The universal sign is the triangle.
  • Upload them to the camera roll.
  • Create a new frame in the job that you want to add this to.
  • Import the the ‘spilled wine image’ as the focus for the frame.
  • Tap, hold, and drag a ‘Look’ icon up to the top right corner, so that it’s near the cleaner’s ‘report a problem’ button.
  • Press the edit pencil and add the following text: “If you want to report a problem, please tap this button on the top-right of your screen.”
  • Then add the ‘report a problem’ photo into the task note, for extra measure.
All of Properly’s text can be translated to any language! This is what a Spanish-speaking cleaner would see.

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With these tips Properly hosts can:

  • Add intermittent compliance tasks and create customized jobs with very little effort.
  • Visually compare cleaners’ to decide whom you prefer to work with.
  • Emphasize to cleaners the importance of reporting damage for inventory tracking and auditing.

Visit Properly’s website to become an even better host with our tool for managing turnovers effortlessly, and follow us on Twitter for more home-share and vacation rental updates![:it]Stiamo sviluppando il perfetto strumento per semplificare i cambi degli ospiti. È un’app con checklist visive che sfrutta l’efficacia delle immagini e la semplicità del trascinamento di pin dei compiti per trasmettere istruzioni di pulizia e tocchi di ospitalità esclusivi agli addetti alle pulizie.

Nei mesi scorsi, abbiamo eseguito un test con alcuni host e manager immobiliare selezionati nel mondo a cui abbiamo chiesto di provare la nostra app Properly.

Durante il tesi, gli iscritti alla prova stessi ci hanno fornito utilissimi suggerimenti quindi desideriamo ricambiare pubblicando a nostra volta i consigli per sfruttare al meglio questo strumento.

I Superhost che hanno partecipato al test come Tammi S. ci hanno fornito un feedback che ha dato un senso al nostro impegno.

Tammi affitta la sua casa a Seattle su Airbnb, ma viaggia spesso. Quando è via, si affida ad altri per pulire e preparare la sua casa per gli ospiti.

Dato che l’intervallo di tempo tra il check out e il check in e la disponibilità dei suoi contatti possono variare, alterna l’impiego dei vari addetti e si affida alla cortesia di amici per farsi aiutare a preparare la sua casa.

Dopo aver usato l’app per qualche mese, Tammi ci ha raccontato in che modo Properly ha cambiato la sua gestione dei cambi in remoto:

“L’esperienza degli ospiti è estremamente importante per me e sono molto precisa in merito all’organizzazione della mia casa. Quando sono in viaggio, non posso gestire i cambi da sola e in passato mi preoccupavo che la qualità potesse soffrirne.
Properly mi permette di gestire in modo semplice e agevole ciò che prima era una situazione stressante. Anche quando gestivo i cambi sul posto, alle volte impiegavo mezzora per ridisporre la casa dopo che l’addetto alle pulizie se ne era andato. Ora non succede più.
Mi piace anche di poter fornire ogni minimo dettaglio e assicurare la soddisfazione degli ospiti anche se non ci sono. È un ottimo controllo di qualità.”

Gli addetti alle pulizie che hanno testato l’app con i lori clienti ci hanno detto che è piaciuta anche a loro. Katia N. è un’addetta alle pulizie professionista e ha usato Properly con due diversi clienti che affittano i loro immobili su siti di home sharing.

Dopo che uno dei suoi clienti ha invitato Katia a partecipare la test di Properly per inviarle istruzioni per un cambio di ospiti, è stata assunta da un altro cliente che prendeva parte al test di Properly. Quando le è stato chiesto cosa ha voluto dire per lei usare Properly durante gli incarichi di pulizia, Katia ci ha detto:

“Nonostante io sappia come si fa a pulire, mi fa veramente piacere che mi ricordi tutti i compiti che devono essere eseguiti. Una checklist finale è utile nel mio lavoro.
È fantastico anche avere una prova di essere arrivata effettivamente sul posto in orario e di aver finito in tempo per l’arrivo previsto degli ospiti. In più, ero al 100% sicura di aver fatto il mio lavoro esattamente nel modo voluto dal cliente.”

Durante questo periodo, abbiamo raccolto anche alcuni consigli interessanti per ottenere il massimo dalle funzioni dell’app da coloro che hanno partecipato al test e dal team che lo ha gestito. In questo post, parleremo di alcuni di essi, riservandoci di illustrarne altri in futuro.

Consiglio professionale n. 1: Duplica gli incarichi per aggiungere compiti personalizzati

Properly è stata sviluppata per evitare agli host di dover sprecare tempo per spiegare compiti complessi a ogni addetto alle pulizie che interviene presso i loro immobili e per offrire agli addetti alle pulizie la massima chiarezza delle istruzioni relative a ciò che i clienti desiderano.

Abbiamo scoperto che molti host e manager immobiliari hanno dedicato anni a perfezionare le proprie email di richiesta di pulizie che descrivono tutti gli specifici tocchi di ospitalità, istruzioni di pulizia e luoghi dove sono conservate le scorte che ciascun addetto alle pulizie deve conoscere ogni volta che arriva presso l’immobile del cliente.

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In momenti diversi dell’anno, alcuni host modificano l’elenco per inserirvi compiti di manutenzione, come una pulizia approfondita del forno ogni tre mesi o la sostituzione delle pile dei rilevatori di fumo ogni sei mesi.

Queste incombenze periodiche hanno ispirato la funzione “duplica incarico” di Properly che consente agli host di copiare un intero incarico e di modificarlo con fotogrammi specifici.

Gli host che vogliono creare vari incarichi personalizzati nell’ambito dello stesso immobile possono duplicare un incarico di base e aggiungere specifici fotogrammi che comunicano i compiti esclusivi di quel particolare intervento di pulizia.

Consiglio professionale n. 2: Sfoglia gli incarichi e le foto di verifica precedenti per confrontare il lavoro di vari addetti

Con la crescita dell’offerta di addetti alle pulizie a richiesta che ha investito il settore della collaborazione domestica, è un fatto che non tutti gli addetti assicurino uno standard professionale del lavoro. Properly punta a standardizzare e ad elevare la qualità delle pulizie per ogni host che assume un addetto per i cambi degli ospiti. Il nostro consiglio è rivolto agli host che hanno già usato Properly con più addetti alle pulizie.

Ecco cosa fare:

Scorri i vecchi incarichi e le relative foto di verifica per confrontare visivamente la qualità del lavoro di ciascun addetto alle pulizie. Potrai quindi decidere tu stesso con quale addetto preferisci lavorare.

Per esempio, scorri tutte le diverse foto di verifica del tuo compito “Preparare un cestino di benvenuto con frutta e una bottiglia di vino” e guarda qual è l’addetto che lo ha svolto nel modo migliore secondo te. Usare una prova visiva concreta per prendere una decisione basata sui fatti è un ottimo modo in cui riusciamo a rendere l’attività degli host meno stressante.

Consiglio professionale n. 3: Richiedi agli addetti alle pulizie di segnalare i danni manualmente

Un gruppo di manager immobiliari di San Francisco impiega una squadra di addetti alle pulizie professionali terzi per pulire i propri immobili ai cambi degli ospiti. Per enfatizzare la funzione “segnala un problema” in alto a destra nella schermata dell’addetto alle pulizie, il team ha trovato un modo creativo che assicura che gli addetti siano consapevoli della presenza e del modo in cui usare tale funzione.

Questo tipo di attività e di feedback da parte di coloro che hanno partecipato al nostro test ha messo in moto gli ingranaggi nelle nostre teste. Ci ha dato l’idea di sviluppare meglio il nostro strumento per le persone che lo usano. Lavorando a realizzare una versione migliore, nel frattempo abbiamo scoperto un nuovo consiglio.

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Un manager immobiliare aveva importato foto illustrative intitolate “Segnala problemi” nella sezione Fine del suo flusso di lavoro e aveva aggiunto il pin di un compito che gli addetti alle pulizie dovevano visualizzare e spuntare durante lo svolgimento del lavoro.

Ecco come si fa:

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  • Cerca su Google una foto di “vino rosso versato su un tappeto bianco” (o un’altra foro che illustri il danno)
  • Cerca su Google un’immagine di “segnala un problema”. Il segnale universale è un triangolo.
  • Caricale nel rullino fotografico.
  • Crea un nuovo fotogramma nell’incarico in cui vuoi aggiungerlo.
  • Importa l’“immagine del vino versato” come fotogramma.
  • Tocca, tieni premuto e trascina un’icona “Guarda” nell’angolo in alto a destra, in modo che sia vicino al pulsante “Segnala un problema”.
  • Premi la matita Modifica e aggiungi il testo seguente: “Se vuoi segnalare un problema, tocca questo pulsante in alto a destra dello schermo”.
  • Quindi aggiungi la foto “Segnala un problema” nella nota del compito, come ulteriore chiarimento.
All of Properly’s text can be translated to any language! This is what a Spanish-speaking cleaner would see.

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Con questi consigli gli host di Properly possono:

  • Aggiungi compiti periodici di controllo qualità e crea incarichi personalizzati con un minimo sforzo.
  • Confronta visivamente il lavoro dei vari addetti alle pulizie per decidere con chi preferisci collaborare.
  • Sottolinea agli addetti alle pulizie l’importanza dei segnalare danni per il monitoraggio degli inventari e per il controllo qualità.

Visita il sito di Properly per diventare un host ancora migliore con il nostro strumento per gestire i cambi degli ospiti senza fatica e seguici su Twitter per altri aggiornamenti su home sharing e affitti vacanze![:fr]Nous développons l’outil parfait pour simplifier les rotations de voyageurs. Il s’agit d’une appli de listes de tâches visuelles utilisant la puissance des photos et la facilité des épingles de tâches à faire glisser et déposer pour communiquer des instructions de nettoyage et des touches d’hôtellerie uniques aux H/F de ménage.

Depuis quelques mois, nous effectuons un essai avec des hôtes et gestionnaires immobiliers sélectionnés dans le monde entier pour tester notre appli, Properly.

Au cours de ce processus, les membres participant à l’essai ont eux-mêmes trouvé d’excellentes astuces qu’ils ont partagées avec nous ; notre intention est de partager en retour, en publiant nos propres astuces pour profiter de l’outil au maximum.

Des Superhosts participant à l’essai, comme Tammi S., nous ont donné leurs impressions ; celles-ci montrent que notre dur labeur en valait la peine.

Tammi loue son logement de Seattle sur Airbnb, mais voyage fréquemment. Quand elle n’est pas sur place, elle compte sur d’autres personnes pour nettoyer et préparer son logement pour les voyageurs.

Comme le créneau entre un départ et une arrivée et la disponibilité de ses contacts varient, elle alterne entre l’embauche d’H/F de ménage et le généreux soutien d’amis pour l’aider à préparer son logement.

Après avoir utilisé l’appli pendant quelques mois, Tammi nous a expliqué comment Properly a changé son expérience des rotations à distance :

“L’expérience des voyageurs est extrêmement importante à mes yeux et je suis très attentive aux détails relatifs à la préparation de mon logement. Quand je voyage, je ne suis pas en mesure de gérer les rotations moi-même et j’avais peur que la qualité en souffre.
Properly m’apporte de la simplicité et de la facilité dans ce qui était auparavant une situation stressante. Même quand je gérais mes rotations sur place, je passais parfois 30 minutes après le départ de l’H/F de ménage à réarranger mon logement. Maintenant je ne le fais plus.
J’adore aussi le fait de pouvoir être toujours aussi attentive aux détails et garantir la satisfaction des voyageurs même quand je ne suis pas sur place. C’est un excellent contrôle de la qualité.”

Les H/F de ménage qui ont testé l’appli avec leurs clients nous ont contactés pour nous faire savoir qu’ils l’apprécient aussi. Katia N. est une professionnelle du nettoyage et a utilisé Properly avec deux clients différents qui louent leurs propriétés sur des sites de partage de logements.

Après avoir été invitée par un de ses clients à rejoindre l’essai Properly afin de partager des instructions pour une rotation d’hôtellerie, Katia a été embauchée par un autre client qui est aussi un membre de l’essai Properly. Lorsque nous lui avons demandé ce que représente l’utilisation de Properly lors de ses prestations de nettoyage, elle a répondu :

“Ce n’est pas que je ne sais pas comment nettoyer, je sais comment faire, mais j’aime vraiment le fait qu’elle me rappelle toutes les tâches à effectuer. Une liste de tâches finale est utile pour ma prestation.
C’est aussi formidable d’avoir la preuve que j’étais sur place à l’heure prévue et que j’ai terminé en temps voulu, avant l’arrivée des nouveaux voyageurs. Et, en plus, j’étais sûre à 100 % d’avoir effectué ma prestation exactement selon les exigences de mon client.”

Au cours de cette période, nous avons aussi recueilli quelques astuces créatives de la part des membres de l’essai et de l’équipe pour tirer le meilleur parti des fonctionnalités de l’appli. Dans ce post, nous allons partager les premières astuces avec vous ; et d’autres suivront plus tard.

Astuce pro n° 1 : dupliquer des prestations pour ajouter des tâches personnalisées

Properly a été développée pour faire gagner du temps aux hôtes en expliquant leurs tâches complexes à tous les H/F de ménage se rendant dans leur propriété, et pour offrir aux H/F de ménage une clarté sans précédent en ce qui concerne les exigences de leurs clients lors d’une prestation.

Nous avons appris que de nombreux hôtes et gestionnaires immobiliers passent des années à façonner les e-mails de prénettoyage parfaits décrivant toutes les touches d’hôtellerie spécifiques, les instructions de nettoyage, et les emplacements de fournitures que tout(e) H/F de ménage aurait besoin de connaître à chaque venue dans la propriété de ce client.

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À différents moments de l’année, certains hôtes modifient la liste pour y inclure des tâches de conformité, comme le nettoyage en profondeur du four tous les trois mois ou le changement des piles du détecteur de fumée tous les six mois.

Ces tâches périodiques ont inspiré la fonctionnalité “dupliquer la prestation” sur Properly, qui permet aux hôtes de copier une prestation entière et de la modifier avec des images particulières.

Les hôtes souhaitant créer des prestations personnalisées différentes au sein de la même propriété peuvent dupliquer la prestation de base et ajouter des images spécifiques illustrant les tâches uniques relatives à ce nettoyage particulier.

Astuce pro n° 2 : parcourir les prestations & photos de vérification précédentes pour comparer le travail des H/F de ménage

Avec la vague d’H/F de ménage à la demande inondant l’industrie du ménage, il est indéniable que certains H/F de ménage ne respectent pas les normes de travail professionnelles. Le but de Properly est d’équilibrer et d’améliorer la qualité du nettoyage pour tout hôte embauchant un H/F de ménage pour des rotations. Notre astuce s’adresse à des hôtes ayant utilisé Properly avec un certain nombre d’H/F de ménage.

Voici comment procéder :

Parcourez d’anciennes prestations et photos de vérification pour comparer, visuellement, la qualité du travail de chaque H/F de ménage. Vous pouvez ensuite choisir vous-même l’H/F de ménage avec lequel/laquelle vous préférez travailler.

Par exemple, faites défiler toutes les différentes photos de vérification pour votre tâche “Préparer un panier de bienvenue avec des fruits et une bouteille de vin,” et voyez quel(le) H/F de ménage a le mieux travaillé, à vos yeux. Le fait d’utiliser une preuve visuelle concrète pour prendre une décision éclairée est juste une autre manière pour nous d’apporter une tranquillité d’esprit à nos hôtes.

Astuce pro n° 3 : Inciter les H/F de ménage à signaler des dégâts manuellement

Un groupe de gestionnaires immobiliers de San Francisco emploie une équipe tierce de professionnels du nettoyage pour nettoyer ses propriétés lors de rotations de voyageurs. Pour mettre en relief la fonctionnalité “signaler un problème”, située en haut à droite de l’écran de l’H/F de ménage, l’équipe a mis au point une méthode créative permettant aux H/F de connaître la fonctionnalité et de l’utiliser.

Cette activité et les commentaires de nos membres participant à l’essai font tourner les rouages de nos cerveaux. Cela nous encourage à mieux développer notre outil pour les personnes qui l’utilisent. Et, en travaillant à l’élaboration d’une meilleure version, nous avons appris une nouvelle astuce.

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Le gestionnaire immobilier a importé des photos descriptives intitulées “Signaler des problèmes” dans la section Finitions de son flux de travail et a ajouté une épingle de tâche que les H/F de ménage doivent vérifier et cocher lors de la prestation.

Voici comment faire :

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  • Cherchez sur Google une image représentant du “vin rouge renversé sur un tapis blanc” (ou toute photo illustrant des dégâts)
  • Cherchez sur Google une image représentant “signaler un problème”. Le symbole universel est le triangle.
  • Téléchargez-les dans la pellicule de l’appareil photo.
  • Créez une nouvelle image au sein de la prestation concernée.
  • Importez la “photo de vin renversé” en tant qu’illustration.
  • Appuyez sur une icône “Regarder”, maintenez la pression et faites-la glisser jusqu’au coin supérieur droit, à proximité du bouton “signaler un problème”.
  • Appuyez sur le crayon de modification et ajoutez le texte suivant : “Si vous voulez signaler un problème, veuillez appuyer sur ce bouton, dans la partie supérieure droite de votre écran.”
  • Puis ajoutez la photo “signaler un problème” dans la note associée à la tâche, comme mesure supplémentaire.
All of Properly’s text can be translated to any language! This is what a Spanish-speaking cleaner would see.

Tout texte de Properly peut être traduit dans n’importe quelle langue ! Ceci correspond à ce que verrait un(e) H/F de ménage hispanophone.

Grâce à ces astuces, les hôtes Properly peuvent :

  • Ajouter des tâches de conformité intermittentes et créer des prestations personnalisées, avec très peu d’efforts.
  • Comparer visuellement le travail des H/F de ménage pour choisir celui/celle avec qui ils préfèrent travailler.
  • Mettre en relief, auprès des H/F de ménage, l’importance du signalement des dégâts pour le suivi et l’audit des stocks.

Rendez-vous sur le site Internet de Properly pour devenir un hôte encore meilleur grâce à notre outil de gestion des rotations sans effort, et suivez-nous sur Twitter pour d’autres actualités relatives au partage de logements et aux locations de vacances ![:es]Estamos desarrollando la herramienta perfecta para simplificar los cambios de invitados. Es una lista visual de tareas que utiliza el poder de las fotos y la facilidad de arrastrar y soltar chinchetas de tarea para comunicar instrucciones de limpieza y toques especiales de hospitalidad a los operarios de limpieza.

Durante los últimos meses, hemos corrido una prueba con anfitriones y jefes de propiedad escogidos, de todo el mundo, para probar nuestra aplicación, Properly.

En el camino los participantes de nuestra prueba han presentado excelentes consejos que han compartido con nosotros, así que nuestra intención es también compartir en reciprocidad, publicando nuestros propios consejos para sacar el máximo provecho de la herramienta.

SuperAnfitriones participantes de la prueba, como Tammi S., nos han dado opiniones que hacen que todo nuestro arduo esfuerzo valga la pena.

Tammi alquila su casa de Seattle en Airbnb, pero viaja con frecuencia. Cuando no está en el lugar, depende de otros para limpiar y preparar su casa para los huéspedes.

Debido al margen de tiempo entre salidas y registros y a que la disponibilidad de sus contactos varía, ella alterna entre contratar operarios de limpieza y confiar en la amabilidad de sus amigos para ayudarla a preparar su casa.

Después de usar la aplicación durante algunos meses, Tammi nos dijo cómo Properly ha cambiado su experiencia de cambio de invitados en la distancia:

“La experiencia del huésped es en extremo importante para mi y soy muy exigente acerca del arreglo de mi casa. Cuando viajo, no puedo manejar los cambios de invitados en persona y solía preocuparme que la calidad se viera afectada.
Properly me ofrece simplicidad y facilidad en lo que solía ser una situación estresante. Incluso cuando manejaba los cambios de invitados estando en el lugar, a veces pasaba media hora para arreglar mi casa después de que el operario de limpieza se iba. Ahora no lo hago.
También me encanta que puedo ser igual de minuciosa y garantizar la satisfacción del huésped aunque no esté allí. Es muy bueno para el aseguramiento de la calidad”.

Los operarios de limpieza que han probado la aplicación con sus clientes nos contactan para decirnos que también les gusta. Katia N. es una profesional de limpieza y ha usado Properly con dos clientes distintos que alquilan sus propiedades en sitios de alquileres compartidos.

Después de que uno de los clientes de Katia la invitó a unirse a la prueba de Properly para compartir instrucciones de un cambio de invitados, fue contratada por otro cliente que también es participante de la prueba de Properly. Cuando se le preguntó qué significó para ella usar Properly durante los trabajos de limpieza, Katia nos dijo:

“No es que no sepa limpiar, yo sé, pero realmente me gusta que me recuerde todas las tareas que deben hacerse.  Una lista final de tareas es útil para mi trabajo.
También es genial que ahora tengo pruebas de que llegué al trabajo a tiempo y que terminé cuando debía hacerlo, antes de que los nuevos huéspedes llegaran. Además, estaba 100% segura de que hice el trabajo exactamente de la manera que mi cliente quería”.

Durante este período, también hemos reunido algunos consejos creativos de la prueba y los miembros del equipo, para aprovechar al máximo las herramientas de la aplicación. En este artículo compartiremos los primeros con ustedes, y daremos a conocer más después.

Consejo profesional #1: Copia los trabajos para añadir tareas personalizadas

Properly fue desarrollado para ahorrar a los anfitriones el tiempo de explicar sus complicadas tareas a cada operario de limpieza que viene a limpiar su alojamiento, y para ofrecer a los operarios de limpieza una claridad sin precedentes sobre lo que sus clientes quieren durante un trabajo.

Hemos sabido que muchos anfitriones y jefes de propiedad pasaron años escribiendo los correos electrónicos de prelimpieza perfectos que describen todos los toques específicos de hospitalidad, las instrucciones de limpieza, y la ubicación de los suministros que cualquier operario de limpieza necesitaría saber cada vez que llega a esa propiedad del cliente.

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En momentos diferentes del año, algunos anfitriones modifican las lista para incorporar el cumplimiento de tareas como la limpieza profunda del horno cada tres meses o cambiar las baterías de los detectores de humo cada seis meses.

Estas tareas periódicas inspiraron la herramienta “copiar trabajo” en Properly, la cual hace posible que los anfitriones copien un trabajo completo y lo modifiquen con marcos específicos.

Los anfitriones que quieren crear diferentes trabajos personalizados dentro de la misma propiedad, pueden copiar el trabajo base y añadir marcos específicos que transmiten tareas especiales para esa limpieza en particular.

Consejo profesional #2: Hojea los trabajos anteriores y las fotos de verificación para comparar el trabajo de los operarios de limpieza

Con el aumento repentino de los operarios de limpieza disponibles a pedido que inunda la industria de la limpieza residencial, es una realidad que no todos ellos mantienen un estándar de trabajo profesional. Properly tiene la intención de igualar y elevar  la calidad de la limpieza para cada anfitrión que contrata a un operario de limpieza para sus cambios de invitados. Nuestro consejo está dirigido a los anfitriones que han usado Properly con varios operarios de limpieza.

Esto es lo que hay que hacer:

Navega por los trabajos previos y las fotos de verificación para comparar visualmente la calidad del trabajo de cada operario de limpieza. Después puedes decidir por ti mismo con cuál operario prefieres trabajar.

Por ejemplo, desliza todas las diferentes fotos de verificación para la tarea “Preparar una cesta de bienvenida con frutas y una botella de vino”,  y ve el trabajo de cuál operario de limpieza prefieres. El uso de pruebas visuales concretas para tomar una decisión bien informada es solo otra manera en la que queremos dar tranquilidad a nuestros anfitriones.

Consejo profesional #3: Indica manualmente a los operarios de limpieza que informen de daños

Un grupo de jefes de propiedad de San Francisco emplea un equipo de profesionales de limpieza externo para limpiar sus alojamientos durante los cambios de invitados. Para hacer énfasis en la herramienta “informar de un problema” en la parte superior derecha de la pantalla del operario de limpieza, el equipo ideó una manera creativa de asegurar que los operarios de limpieza estén conscientes de y usen la herramienta.

Este tipo de actividad y las opiniones de los participantes en nuestra prueba activa nuestras neuronas. Nos inspira a desarrolla mejor nuestra herramienta para la gente que la está usando. Trabajamos en la elaboración de una mejor versión, y mientras tanto aprendimos un nuevo consejo.

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El jefe de propiedad importó fotos descriptivas que tituló “Informe los problemas” en la sección Finalizar del flujo de trabajo y añadió una chincheta de tarea que los operarios de limpieza tendrán que deslizar y tildar durante el trabajo.

Así es como se hace:

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  • Busca en Google una foto de “vino derramado sobre una alfombra blanca” (o cualquier otra foto que comunique daño)
  • Busca en Google una foto de “informar de un problema”. El símbolo universal es el triángulo.
  • Súbelas a tu cámara.
  • Crea un nuevo marco en el trabajo al que le quieres añadir esto.
  • Importa la imagen de “vino derramado”como el centro de atención del marco.
  • Pulsa, mantén pulsado, y arrastra un icono de “Ver” hasta la esquina superior derecha, para que esté cerca del botón “informar de un problema” del operario de limpieza.
  • Presiona el lápiz de edición y añade el siguiente texto: “Si quiere informar de un problema, por favor pulse este botón en la parte superior derecha de su pantalla”.
  • Después añade la foto de “informar de un problema” a la nota de tarea, como medida adicional.
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¡Todo el texto de Properly puede ser traducido a cualquier idioma! Esto es lo que un operario de limpieza que hable español vería.

Con estos consejos los anfitriones que usan Properly pueden:

  • Agregar tareas de cumplimiento intermitente y crear trabajos personalizados con muy poco esfuerzo.
  • Comparar visualmente el trabajo de los operarios de limpieza para decidir con quién prefieren trabajar.
  • Hacer énfasis a los operarios de limpieza de la importancia de informar sobre los daños para el seguimiento del inventario y la auditoría.

Visita el sitio web de Properly para convertirte en un anfitrión aún mejor con nuestra herramienta para gestionar con facilidad los cambios de invitados, y síguenos en Twitter ¡para ver más actualizaciones sobre los alquileres compartidos y los alquileres vacacionales![:]

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