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Creating Effective Checklists: Guidelines and Best Practices

Posted By: Astrid Lindstrom

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Overview

The goal of your checklist(s) is to provide a tool for service providers to convey detailed reminders and instructions, while not adding unnecessary complexity to their work. Toward that goal, we recommend that your checklists not be overloaded with standard cleaning tasks that a service provider knows to do, such as cleaning the toilet or the kitchen sink. (However, you know your team best, and if you think cleaning tasks should be included, do add them.)

What to Include

In general: We recommend no more than 3-4 task pins per photo slide and 2-3 slides per room in a home.

Time Sensitive Tasks: Start every checklists with tasks the are time sensitive and need to be done right away such as starting the dishwasher or laundry or inspecting for damages and sending problem reports.
time sensitive tasks
 
Hospitality touches: This could include things such as arranging a welcome basket, leaving a card for the guests or turning accent lights or music on for guests’ arrival.
hospitality touches
 
Operational Tasks: What operational tasks need to be tended to at each property such as resetting the thermostat, leaving the key, checking to make sure light bulbs work, checking the wifi, checking the TV or other electronics.
operational tasks
 
Restocking Reminders: What items need to be restocking or refilled? Coffee beans, tea, bathroom amenities or paper product?
restocking reminders
 
Easily forgotten, highly repeatable mistakes: It is wise to include reminders such as checking for left behind items from the last guests or cleaning out the refrigerator of the last guests’ leftovers.
easily forgotten
 
Specialty Cleaning Tasks: Include specialty cleaning tasks such as baseboards, a specific cleaning product that should be used or a complex cleaning task that requires pictures to convey clear instructions.
specialty cleaning tasks
 
Staging and Presentation: It is critical that a home be clean, but it is just as important that it be presented beautifully. Include listing or other photos for service providers to use as a reference for how to stage.
staging and presentation
 
Owner Requirements: Be sure to include any owner requirements in your checklist. And be sure to let them know their important tasks and quality checks have been included in your processes. It’s a good way to create a loyal customer for life.
owner requirements
 
Verification Photos: Consider what images you (or your client) want to view or have a record of for the finished job. You may choose to ask for photos of rooms that are staged or of operational tasks like an empty dishwasher.
verification photos
 
Inventory or Location: Include reference photos of the insides of cabinets or closets if you (or your client) is particular about where items belong in the house or inventory of house or other amenities.
inventory or location
 

Advanced Tips

Using Properly’s Text Templates

properly text templates
Properly’s text templates are a convenient and efficient way to create a checklist. Our templates can be edited and we highly recommend that if you use them, that you review and edit them to ensure they are relevant for the property and job. You can edit, delete and add tasks on our templates.

Creating Customized Checklists for Various Use Cases

Properly allows you to create as many checklists per property as you wish. Take advantage so you are always prepared with visual instructions to send to a service provider.

  • Home Setup: If a listing requires a different set up depending on the guests checking in, create a customized checklist. Here are some examples. Perhaps an additional bed needs to be made for a higher guest count or different amenities need to be put out for guests with kids or guests with a dog.
  • Guest Hospitality: You can use Properly checklists to customize hospitality for guests. Here’s an example. If you have a guest celebrating a birthday, you can create a checklists specifically for this occasion and include your hospitality touches that acknowledge a birthday such as a Happy Birthday banner, a birthday card or a gift certificate for your favorite cupcake shop.
  • Regular Maintenance or Safety Inspections: Have checklists ready for regular safety or maintenance property inspections.
  • Deep Cleaning: Create checklists that include deep cleaning tasks.
  • Seasonal Requirements: Do you manage properties in locations that require seasonal maintenance? Perhaps a dock needs to be installed or a property needs to be winterized. You can create customized checklists and easily send them when the task is required.

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Panoramica

Lo scopo di una o più checklist è fornire uno strumento agli addetti all’accoglienza in modo da trasmettere loro promemoria e istruzioni dettagliati, senza complicare inutilmente il loro lavoro. A questo fine, consigliamo di non sovraccaricare le proprie checklist con normali compiti di pulizia che l’addetto sa come fare, come pulire il WC o il lavello della cucina (comunque, tu conosci il tuo personale meglio di chiunque e se pensi di dover inserire gli specifici compiti di pulizia, allora metticeli).

Cosa includere

In generale: consigliamo di non mettere più di 3-4 pin dei compiti per ogni foto e non più di 2-3 foto per ogni stanza della casa.

Compiti che devono essere svolti tempestivamente: comincia qualunque checklist partendo dai compiti che devono essere eseguiti tempestivamente e immediatamente, come far partire la lavastoviglie e controllare la presenza di eventuali danni per inviare segnalazioni di problemi.
time sensitive tasks
Tocchi di ospitalità: possono comprendere cose come disporre un cestino di benvenuto, lasciare un biglietto per gli ospiti o accendere luci o musica d’ambiente per accoglierli al loro arrivo.
hospitality touches
Compiti operativi: i compiti operativi che devono essere eseguiti presso ogni immobile, quali reimpostare il termostato, lasciare le chiavi, controllare che tutte le lampadine funzionino, controllare il wi-fi, controllare la TV o altri dispositivi elettronici.
operational tasks
Promemoria ripristino scorte: quali prodotti devono essere ripristinati o ricaricati? Caffè, tè, articoli da toilette o di carta?
restocking reminders
Errori facilmente dimenticati e molto ripetibili: è saggio inserire promemoria quali controllare gli oggetti personali dimenticati dagli ultimi ospiti o ripulire il frigo dagli avanzi.
easily forgotten
Compiti di pulizia speciali: includere compiti di pulizia speciali, quali zoccoli della cucina, un prodotto di pulizia specifico che deve essere usato o un compito di pulizia complesso che richiede delle foto per comunicare istruzioni chiare.
specialty cleaning tasks
Disposizione e presentazione: è essenziale che la casa sia pulita, ma è altrettanto importante presentarla nel modo migliore. Includi voci o altre foto che gli addetti alle pulizie possano usare come riferimento per disporre gli ambienti.
staging and presentation
Richieste del proprietario: assicurarsi di inserire eventuali richieste del proprietario nella checklist, nonché di fargli sapere che i compiti a cui tiene e controlli di qualità sono stati inclusi nei tuoi processi. È un ottimo modo per fidelizzare i tuoi clienti.
owner requirements
Foto di verifica: considera quali sono le immagini che tu (o il tuo cliente) volete vedere o avere in archivio per il lavoro finito. Puoi chiedere foto della disposizione delle stanze per gli ospiti o di computi operativi come ad esempio la lavastoviglie vuotata.
verification photos
Forniture o posizione degli oggetti: inserisci foto di riferimento degli interni di armadi e cassetti se a te (o al tuo cliente) interessa dove si trovano oggetti che appartengono alla casa, forniture o altri accessori.
inventory or location

Consigli avanzati

Usare i modelli di messaggi di Properly

properly text templates
I modelli di messaggi di Properly sono un modo pratico ed efficiente di creare una checklist. I nostri modelli possono essere modificati e, nel caso li utilizzi, ti consigliamo vivamente di ricontrollarli e modificarli in modo che si adattino all’immobile e all’incarico. Puoi modificare, eliminare e aggiungere i compiti nei nostri modelli.

Creazione di checklist personalizzate per vari casi di utilizzo

Properly ti permette di creare tutte le checklist per immobile che desideri. Approfittante per essere sempre preparato con istruzioni visive da inviare a un addetto all’accoglienza.

  • Disposizione della casa: se un immobile richiede una diversa disposizione a seconda del numero di ospiti in arrivo, crea una checklist personalizzata. Ecco alcuni esempi. Magari un letto extra deve essere preparato per un ospite in più o diversi accessori devono essere tirati fuori per ospiti con bambini o con un cane.
  • Ospitalità: puoi usare le checklist di Properly per personalizzare i tuoi tocchi di ospitalità. Ecco un esempio. Se c’è un ospite che compie gli anni, puoi creare una checklist specifica per questa occasione inserirvi appositi tocchi di ospitalità quale un festone di Buon Compleanno, un biglietto di auguri o un coupon omaggio per la pasticceria più vicina.
  • Controlli regolari della manutenzione o della sicurezza: prepara checklist specifiche per controlli regolari della sicurezza o della manutenzione dell’immobile.
  • Pulizie approfondite: crea checklist che comprendono i compiti di pulizie approfondite straordinari.
  • Requisiti stagionali: gestisci immobili in luoghi che richiedono manutenzioni stagionali? Magari si deve installare una banchina di attracco o l’immobile deve essere preparato per l’inverno. Puoi creare facilmente checklist personalizzate e inviarle semplicemente quando è necessario eseguire il compito.

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Vue d’ensemble

L’objectif de votre/vos liste(s) de tâches est de fournir un outil aux prestataires de services pour communiquer des rappels et instructions détaillés, sans pour autant ajouter une complexité inutile à leur travail. Pour atteindre ce but, nous vous recommandons d’éviter que vos listes de tâches ne soient surchargées de tâches de nettoyage standard qu’un prestataire de services sait accomplir, comme par exemple nettoyer les toilettes ou l’évier de la cuisine. (Cependant, c’est vous qui connaissez le mieux votre équipe, et si vous pensez que des tâches de nettoyage devraient être incluses, alors vous pouvez les ajouter.)

Ce qu’il faut inclure

En général : nous ne recommandons pas plus de 3-4 épingles de tâche par diapo photo et 2-3 diapos par chambre dans un logement.

Tâches urgentes : Débutez chaque liste de tâches avec les tâches urgentes devant être effectuées immédiatement, comme par exemple lancer le lave-vaisselle ou le lave-linge, ou inspecter pour déceler des dégâts et envoyer des comptes-rendus des problèmes.
time sensitive tasks
Touches d’hôtellerie : cela pourrait inclure des choses telles que prévoir un panier de bienvenue, laisser une carte pour les voyageurs ou allumer des lumières d’accentuation ou de la musique pour l’arrivée des voyageurs.
hospitality touches
Tâches opérationnelles : quelles tâches opérationnelles ont besoin d’être surveillées pour chaque propriété, comme par exemple réinitialiser le thermostat, laisser la clé, s’assurer que les ampoules fonctionnent, vérifier le wi-fi, contrôler le téléviseur ou d’autres appareils électroniques.
operational tasks
Rappels de réapprovisionnement : quels articles ont besoin d’être réapprovisionnés ou rechargés ? Grains de café, thé, équipements de salle de bain ou produit en papier ?
restocking reminders
Erreurs facilement oubliées, fortement répétables : il est préférable d’inclure des rappels tels que la vérification d’articles oubliés par les derniers voyageurs ou le retrait du réfrigérateur des restes des derniers voyageurs.
easily forgotten
Tâches de nettoyage spécialisées : incluez des tâches de nettoyage spécialisées telles que les plinthes, un produit de nettoyage spécifique qui devrait être utilisé ou une tâche de nettoyage complexe nécessitant des photos pour transmettre des instructions claires.
specialty cleaning tasks
Mise en scène et présentation : il est crucial qu’un logement soit propre, mais il est tout aussi important qu’il soit joliment présenté. Incluez des photos d’annonces ou d’autres photos que les prestataires de services pourront utiliser comme référence pour la mise en scène.
staging and presentation
Exigences du propriétaire : Assurez-vous d’inclure toute exigence d’un propriétaire dans votre liste de tâches. Et assurez-vous de leur faire savoir que leurs tâches importantes et contrôles de qualité ont été inclus dans vos processus. C’est une bonne manière de fidéliser un client à vie.
owner requirements
Photos de vérification : Considérez quelles images vous (ou votre client) voulez voir ou sauvegarder une fois la prestation terminée. Vous pouvez choisir de demander des photos des chambres mises en scène ou des tâches opérationnelles comme un lave-vaisselle vide.
verification photos
Inventaire ou localisation : incluez des photos de référence de l’intérieur des armoires ou placards si vous (ou votre client) êtes exigeant(e) au sujet de l’emplacement des articles dans la maison ou de l’inventaire de la maison ou d’autres équipements.
inventory or location

Astuces avancées

Utilisation des modèles de textes de Properly

properly text templates
Les modèles de textes de Properly sont un moyen pratique et efficace de créer une liste de tâches. Nos modèles peuvent être modifiés et nous vous recommandons fortement de les utiliser, de les examiner et de les modifier pour veiller à ce qu’ils soient pertinents pour la propriété et la prestation. Vous pouvez modifier, supprimer et ajouter des tâches sur nos modèles.

Création de listes de tâches personnalisées pour divers cas d’utilisation

Properly vous permet de créer autant de listes de tâches par propriété que vous le souhaitez. Profitez-en pour être toujours préparé(e) avec des instructions visuelles à envoyer au prestataire de services.

  • Configuration domestique : si une annonce nécessite une configuration différente selon l’arrivée des voyageurs, créez une liste de tâches personnalisée. Voici quelques exemples. Peut-être qu’un lit supplémentaire a besoin d’être fait pour un nombre plus important de voyageurs ou différents équipements ont besoin d’être sortis pour des voyageurs avec enfants ou des voyageurs avec un chien.
  • Hôtellerie pour les voyageurs : vous pouvez utiliser les listes de tâches Properly pour personnaliser l’hôtellerie pour les voyageurs. Voici un exemple. Si un voyageur fête un anniversaire, vous pouvez créer une liste de tâches spécifiquement pour cette occasion et inclure des touches d’hôtellerie qui célèbrent un anniversaire comme par exemple un bannière Joyeux Anniversaire, une carte d’anniversaire ou un chèque-cadeau pour votre boutique de cupcakes préférée.
  • Entretien régulier ou inspections de sécurité : Gardez des listes de tâches sous la main pour des inspections régulières de propriétés relatives à la sécurité ou à l’entretien.
  • Nettoyage en profondeur : créez des listes de tâches incluant des tâches de nettoyage en profondeur.
  • Besoins saisonniers : gérez-vous des propriétés dans des endroits qui nécessitent un entretien saisonnier ? Peut-être qu’un dock a besoin d’être installé ou une propriété a besoin d’être aménagée pour l’hiver. Vous pouvez créer des listes de tâches personnalisées et les envoyer facilement lorsque la tâche est nécessaire.

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Resumen

El objetivo de tu(s) lista(s) de tareas es suministrar una herramienta a los proveedores de servicios para comunicar recordatorios e instrucciones detalladas, sin añadir complejidad innecesaria a su trabajo. Con ese fin, recomendamos que tus listas de tareas no sean recargadas de tareas de limpieza estándar que un proveedor de servicios sabe hacer, como limpiar el inodoro o el fregadero. (No obstante, tú conoces mejor a tu equipo,y si piensas que las tareas de limpieza deben ser incluidas, añádelas).

Qué incluir

En general: Recomendamos no más de 3-4 chinchetas de tarea por diapositiva y 2-3 diapositivas por habitación en una casa.

Tareas urgentes: Comienza cada lista de tareas con actividades que sean urgentes y necesitan ser hechas de inmediato como poner en funcionamiento el lavavajillas o la lavadora,  o inspeccionar los daños y enviar informes de problemas.
time sensitive tasks
Toques de hospitalidad: Esto podría incluir cosas como arreglar una cesta de bienvenida, dejar una tarjeta para los huéspedes o encender las luces de acento o música para la llegada de los huéspedes.
hospitality touches
Tareas operativas: Cuáles tareas operativas necesitan ser atendidas en cada propiedad como restablecer el termostato, dejar la llave, revisar que las bombillas funcionan, revisar el wifi, revisar el televisor u otros aparatos electrónicos.
operational tasks
Recordatorios de reaprovisionamiento: ¿Cuáles artículos deben ser reabastecidos o recargados? ¿Granos de café, té,  artículos de tocador o productos de papel?
restocking reminders
Errores altamente repetibles y fácilmente olvidados: Es acertado incluir recordatorios como revisar si hay artículos olvidados por los últimos huéspedes o limpiar del refrigerador las sobras de los huéspedes que acaban de salir.
easily forgotten
Tareas de limpieza especiales: Incluye tareas especiales de limpieza como zócalos, un producto de limpieza específico que deba ser usado o tareas complejas de limpieza que requieran fotos para comunicar instrucciones claras.
specialty cleaning tasks
Montaje y presentación: Es crucial que una casa esté limpia, pero es igualmente importante que esté bellamente presentada. Incluye fotos de los anuncios u otras para que los proveedores de servicios las usen como referencia para el montaje.
staging and presentation
Exigencias del propietario: Cerciórate de incluir en tu lista de tareas cualquier exigencia del propietario. Y asegúrate de hacerle saber que sus tareas importantes y controles de calidad han sido incluidos en tus procesos. Es una buena manera de crear un cliente leal de por vida.
owner requirements
Fotos de verificación: Considera cuáles imágenes quieren ver tú (o tu cliente) o tener un registro del trabajo terminado. Puedes escoger pedir fotos de las habitaciones que tienen montaje o de tareas operativas como un lavavajillas vacío.
verification photos
Inventario o ubicación: Incluye fotos de referencia de los interiores de los gabinetes o armarios si tú (o tu cliente) son exigentes respecto al lugar donde deben estar los artículos en la casa o el inventario de la casa u otras comodidades.
inventory or location

Consejos avanzados

Uso de las plantillas de texto de Properly

properly text templates
Las plantillas de texto de Properly  son una manera conveniente y eficiente para crear una lista de tareas. Nuestras plantillas pueden ser editadas y recomendamos especialmente que si las usas, las revises y edites para cerciorarte de que sean relevantes para la propiedad y el trabajo.  Puedes editar, borrar y añadir tareas en nuestras plantillas.

Crear listas de tareas personalizadas para varios casos de uso

Properly te permite crear tantas listas de tareas por propiedad como desees. Aprovecha para que siempre estés preparado con instrucciones visuales para enviar a un proveedor de servicios.

  • Disposición de la casa: Si una propiedad requiere una disposición diferente dependiendo del número de huéspedes que se van a registrar, crea una lista de tareas personalizada. Aquí hay algunos ejemplos: Tal vez es necesario hacer una cama adicional para un número mayor de huéspedes, o deben sacarse servicios diferentes para huéspedes con niños o huéspedes con un perro.
  • Hospitalidad para el huésped: Puedes usar las listas de tareas de Properly para personalizar la hospitalidad para los huéspedes. Aquí hay un ejemplo: Si vas a tener un huésped que está celebrando un cumpleaños, puedes crear una lista de tareas específicamente para esta ocasión, e incluir tus toques de hospitalidad que reconocen un cumpleaños como una pancarta de feliz cumpleaños, una tarjeta de cumpleaños o un certificado de regalo de tu tienda favorita de magdalenas.
  • Mantenimiento habitual o inspecciones de seguridad: Ten listas de tareas preparadas para las inspecciones habituales de seguridad o de mantenimiento.
  • Limpieza profunda: Crea listas de tareas que incluyan tareas de limpieza profunda.
  • Requerimientos estacionales: ¿Administras propiedades en ubicaciones que requieren mantenimiento estacional? Tal vez hay que instalar un muelle, o la propiedad necesita ser preparada para el invierno. Puedes crear listas de tareas personalizadas y enviarlas fácilmente cuando la tarea es requerida.

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