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How BnBbuddy increased profitability by 10% with Properly

Posted By: Astrid Lindstrom

[:en]

We immediately saw that Properly was the ideal solution for our business. There’s nothing else like it on the market that caters to the short-term let industry.”

– Michael Allen, Director, BnBbuddy

Challenges

Growing pains

With the enormous popularity of Airbnb, the short-term holiday letting industry is booming. As more and more lettings management companies scramble for a slice of the action, businesses must work harder than ever to stand out and stay ahead. This is something that BnBbuddy knows particularly well. Established in 2015, BnBbuddy was one of the first businesses in the sector – today, it has 20 competitors in Edinburgh alone. In spite of this competition, the company’s experience and expertise have seen it thrive on the local scale; but as it began to expand throughout the UK, logistical challenges became more and more of a roadblock.

Michael Allen, Director of BnBbuddy, explains: “Our business was largely manual, so admin tasks were time-consuming and prone to human error. This was especially problematic when it came to property cleaning. As we scaled up, taking bookings, scheduling cleanings, and communicating with cleaners had become a full-time job for one of our employees. And we knew that as our business continued to grow, the manual workload would only increase.”

“What’s more, our cleaners were working from old-fashioned, paper-based instructions. This method lacked clarity, and led to further delays and miscommunication.”

The costs of inefficiency were racking up, and the cumbersome processes even risked impacting the guest experience. It was clear to BnBbuddy that to maintain its profitability and service quality, it needed to transform its approach to cleaning management.

Solutions

Automation & visualization

BnBbuddy set its sights on automating its cleaning management processes and introducing more intuitive, visual tools for it cleaners. The difficulty was in finding a solution that could deliver these functionalities.

“Initially, we tried using our existing Property Management System,” comments Michael Allen, “and we found that it lacked the visual element that we were looking for. We asked the provider to implement the missing features, but she wasn’t on board.”

“It was at this point that BnBbuddy started looking around for alternatives – and discovered Properly.”

“Properly was still in development when we came across it,” recalls Michael Allen. “But we immediately saw that it was the ideal solution for our business. There’s nothing else like it on the market that caters to the short-term let industry.

We got involved straightaway and communicated with Properly about the features that would be useful to have. Refreshingly for a tech vendor, Properly was highly responsive to our feedback.”

When Properly launched, it was precisely what BnBbuddy needed. The platform automates booking and scheduling processes – eliminating the bulk of the manual work – while new, photo-based instructions and checklists save cleaners time and improve cleaning quality.

“Properly was super easy to implement,” adds Michael Allen. “The best part is that it’s already integrated with Airbnb and all the channels, so we could just plug it in and go.”

Properly's integration makes implementation super easy.

Properly’s integration makes implementation super easy.

Expert support

BnBbuddy is benefiting not just from Properly’s software, but also from its expertise.

“Working with Properly has been a great experience,” says Michael Allen. “Their people are both competent and confident, and that’s not something you always see with software companies. You can tell they used to work in property management themselves.

The support has been very good. Even better than I expected, in fact. When we call up with a problem, Properly doesn’t just direct us to a blog or an FAQ – they actually solve the issue for us.

Benefits

Productivity, profitability

Implementing Properly has helped BnBbuddy achieve a complete overhaul of its cleaning management processes. The new, streamlined logistics are enabling the company to reach unprecedented levels of efficiency, and driving even faster business growth.

Properly's visual checklist help cleaners work more productively.

Properly’s visual checklist help cleaners work more productively.

Similarly, BnBbuddy’s cleaners are now able to work far more productively. “Since implementing Properly, our cleaners have each been able to clean 15% more per day,” confirms Michael Allen. “And it’s not just quantity, it’s also quality. The visual tools help us clean and prepare rooms perfectly every time, leading to better guest experiences and better reviews.”

“Ultimately, all of this improved efficiency is helping us to scale more quickly and improve our topline revenue. We estimate that our profitability has increased by at least 10% as a direct result of Properly.”

– Michael Allen, Director, BnBbuddy

Looking to the future

The Properly marketplace

To meet the rising demand for its services, BnBbuddy also has plans to start using Properly’s marketplace to source additional cleaners. The marketplace will take the hassle out of recruitment, and provide easy access to qualified, hospitality cleaners.

Properly's marketplace provides easy access to experienced and professional cleaners and other service providers.

Properly’s marketplace provides easy access to experienced and professional cleaners and other service providers.

Conclusion

“Properly hasn’t just provided a marginal benefit,” says Michael Allen. “It’s been so useful for automating so many processes that it has entirely transformed part of our business.”[:fr]

“Nous avons tout de suite vu que Properly était la solution idéale pour notre entreprise. Rien d’autre de similaire sur le marché ne couvre l’industrie des locations à court terme. ”

– Michael Allen, Directeur, BnBbuddy

Défis

Problèmes croissants

Avec l’énorme popularité d’Airbnb, l’industrie des locations saisonnières à court terme est florissante. Alors que de plus en plus d’entreprises de gestion des locations se bousculent pour exploiter les opportunités, les sociétés doivent travailler plus dur que jamais pour se distinguer et garder une longueur d’avance. Il s’agit de quelque chose que BnBbuddy connaît particulièrement bien. Créée en 2015, BnBbuddy était l’une des premières entreprises du secteur – aujourd’hui, elle compte 20 concurrents dans la seule ville d’Édimbourg. Malgré cette concurrence, l’expérience et l’expertise de l’entreprise l’ont vue prospérer à l’échelle locale ; mais, alors qu’elle commençait à s’étendre à travers le Royaume-Uni, des défis logistiques se sont de plus en plus dressés en tant qu’obstacles.

Michael Allen, Directeur de BnBbuddy, explique : “Notre entreprise était en grande partie manuelle, alors les tâches administratives étaient longues et exposées à l’erreur humaine. Cela était particulièrement problématique au niveau du nettoyage des propriétés. Au cours de notre croissance, la prise de réservations, la planification des nettoyages, et la communication avec les H/F de ménage étaient devenues un travail à temps plein pour l’un de nos employés. Et nous savions que, étant donné que notre entreprise continuait à se développer, la charge de travail manuelle ne ferait qu’augmenter.”

“De plus, nos H/F de ménage travaillaient à partir d’instructions désuètes sur support papier. Cette méthode manquait de clarté et entraînait des retards et malentendus supplémentaires.”

Les coûts relatifs à l’inefficacité s’accumulaient, et les processus fastidieux risquaient même d’impacter l’expérience des voyageurs. Il était clair pour BnBbuddy que, pour maintenir sa profitabilité et sa qualité de service, il fallait transformer son approche de la gestion du nettoyage.

Solutions

Automatisation & visualisation

BnBbuddy s’est donné pour objectif d’automatiser ses processus de gestion du nettoyage et d’adopter des outils visuels, plus intuitifs, pour ses H/F de ménage. La difficulté consistait à trouver une solution qui pourrait fournir ces fonctionnalités.

“À la base, nous avons tenté d’utiliser notre Système de Gestion des Propriétés existant,” commente Michael Allen, “et nous avons réalisé qu’il lui manquait l’élément visuel que nous recherchions. Nous avons demandé au fournisseur d’instaurer les fonctions manquantes, mais il ne s’est pas engagé sur ce terrain.”

“C’est à ce stade que BnBbuddy a commencé à chercher des alternatives – et a découvert Properly.”

“Properly était toujours en cours de développement lorsque nous sommes tombés dessus,” se souvient Michael Allen. “Mais nous avons tout de suite vu qu’il s’agissait de la solution idéale pour notre entreprise. Rien d’autre de similaire sur le marché ne couvre l’industrie des locations à court terme.

Nous nous sommes immédiatement impliqués et avons communiqué avec Properly à propos des fonctionnalités qu’il serait utile d’avoir. Properly a été très réactive suite à notre commentaire, ce qui est plaisant de la part d’un vendeur de technologie.”

Lorsque Properly a été lancée, il s’agissait précisément de ce dont avait besoin BnBbuddy. La plateforme automatise les processus de réservation et de planification – éliminant ainsi le volume de travail manuel – tandis que de nouvelles instructions et listes de vérification à base de photos font gagner du temps aux H/F de ménage et améliore la qualité du nettoyage.

“Properly a été super facile à adopter,” ajoute Michael Allen. “Le plus beau, c’est qu’elle est déjà intégrée à Airbnb et tous les canaux, nous permettant ainsi de l’utiliser directement.”

L'intégration de Properly rend la mise en place super facile.

L’intégration de Properly rend la mise en place super facile.

Soutien d’experts

BnBbuddy bénéficie non seulement du logiciel de Properly, mais aussi de son expertise.

“Le fait de travailler avec Properly a été une expérience formidable,” affirme Michael Allen. “ Leur personnel est à la fois compétent et confiant, et ce n’est pas quelque chose que l’on voit toujours chez les entreprises de logiciel. On voit bien qu’ils ont eux-mêmes travaillé dans la gestion de propriétés.

L’assistance a été très bonne. Même meilleure que ce à quoi je m’attendais, en fait. Lorsque nous faisons part d’un problème, Properly ne se limite pas à nous rediriger vers un blog ou une FAQ – en réalité, ils résolvent le problème pour nous.

Avantages

Productivité, profitabilité

L’adoption de Properly a aidé BnBbuddy à parvenir à une réorganisation complète de ses processus de gestion du nettoyage. La nouvelle logistique simplifiée permet à l’entreprise d’atteindre des niveaux d’efficacité sans précédent, et stimule la croissance de l’entreprise encore plus rapidement.

La liste de tâches visuelle de Properly aide les H/F de ménage à travailler de manière plus productive

La liste de tâches visuelle de Properly aide les H/F de ménage à travailler de manière plus productive

Similairement, les H/F de ménage de BnBbuddy peuvent à présent travailler de manière beaucoup plus productive. “Depuis l’adoption de Properly, nos H/F de ménage ont été en mesure de nettoyer 15% de plus par jour,” confirme Michael Allen. “Et ce n’est pas seulement une question de quantité, c’est aussi une question de qualité. Les outils visuels nous aident à parfaitement nettoyer et préparer les chambres à chaque fois, entraînant ainsi de meilleures expériences pour les voyageurs et de meilleurs commentaires.”

“Enfin, toute cette efficacité améliorée nous aide à évoluer plus rapidement et à améliorer nos revenus bruts. Nous estimons que notre profitabilité a augmenté d’au moins 10% grâce à Properly.”

– Michael Allen, Directeur, BnBbuddy

Le regard tourné vers l’avenir

Le marché Properly

Pour répondre à la demande croissante relative à ses services, BnBbuddy prévoit également de commencer à utiliser le marché de Properly pour trouver des H/F de ménage supplémentaires. Le marché supprimera les inconvénients liés au recrutement, et fournira un accès facile aux H/F de ménage d’hôtellerie qualifiés.

Le marché de Properly fournit un accès facile aux H/F de ménage expérimentés et professionnels, ainsi qu'à d'autres prestataires de services.

Le marché de Properly fournit un accès facile aux H/F de ménage expérimentés et professionnels, ainsi qu’à d’autres prestataires de services.

Conclusion

“Properly n’a pas juste fourni un avantage marginal,” indique Michael Allen. “Elle a été tellement utile pour automatiser un si grand nombre de processus qu’elle a entièrement transformé une partie de notre entreprise.”[:it]

“Abbiamo capito immediatamente che Properly era la soluzione ideale per la nostra attività. Non esiste niente di simile sul mercato pensato per il settore degli affitti a breve termine.”

– Michael Allen, Direttore, BnBbuddy

Sfide

Dolori di crescita

Con l’enorme diffusione di Airbnb, il settore degli affitti vacanze a breve termine è in grande crescita. Con un numero sempre maggiore di aziende di gestione degli affitti che combattono per accaparrarsi i clienti, è necessario impegnarsi e distinguersi per resistere alla concorrenza. È una cosa di cui BnBbuddy è particolarmente conscia. Fondata nel 2015, BnBbuddy è stata una delle prime aziende del settore: oggi, ha 20 concorrenti nella sola Edimburgo. Nonostante la concorrenza, l’esperienza e la competenza dell’azienda le hanno permesso di prosperare a livello locale; ma, quando ha cominciato a espandersi nel regno Unito, le difficoltà logistiche sono divenute un ostacolo sempre più consistente.

Michael Allen, Direttore di BnBbuddy, spiega: “La nostra attività era principalmente manuale, quindi i compiti amministrativi erano lunghi e spesso soggetti a errori. Questo era particolarmente problematica per quanto riguardava la pulizia degli immobili. Continuando a crescere, pianificare le pulizie e comunicare con gli addetti era divenuto un lavoro a tempo pieno per uno dei nostri dipendenti. E sapevamo che, dato che la nostra attività continuava a espandersi, il carico di lavoro da svolgere manualmente sarebbe solo aumentato.”

“In più, i nostri addetti alle pulizie lavorano con istruzioni cartacee vecchio stile. Questo metodo mancava di chiarezza e creava ulteriori ritardi e errori di comunicazione.”

I costi delle inefficienze stavano aumentando e i processi poco funzionale rischiavano persino di compromettere l’esperienza degli ospiti. A BnBbuddy era chiaro che, per mantenere la propria redditività e qualità del servizio, era necessario modificare il proprio approccio di gestione delle pulizie.

Soluzioni

Automazione e visualizzazione

BnBbuddy puntava ad automatizzare i propri processi di gestione delle pulizie, introducendo strumenti strumenti visivi più intuitivi per gli addetti. La difficoltà era trovare una soluzione che potesse offrire tali funzionalità.

“Inizialmente, abbiamo tentano di usare il nostro sistema già esistente di gestione degli immobili” commenta Michael Allen, “e ci siamo accorti che non disponeva degli strumenti visivi che stavamo cercando. Abbiamo chiesto al fornitore di implementare le funzioni mancanti, ma non era disponibile a farlo.”

“È stato a questo punto che BnBbuddy ha cominciato a guardarsi attorno alla ricerca di alternative – e ha scoperto Properly.”

“Properly era ancora in fase di sviluppo, quando l’abbiamo scoperta” ricorda Michael Allen. “Ma abbiamo capito immediatamente che sarebbe stata la soluzione ideale per la nostra azienda. Non esiste niente di simile sul mercato pensato per le esigenze del settore degli affitti a breve termine.

Ci siamo impegnati immediatamente e abbiamo illustrato a Properly quali funzioni ci sarebbero state utili. In modo sorprendentemente positivo per un fornitore di tecnologia, Properly è stata molto disposta a rispondere ai nostri feedback.”

Quando Properly è stata lanciata, era esattamente ciò di cui BnBbuddy aveva bisogno. La piattaforma automatizza i processi di prenotazione e programmazione – eliminando il grosso del lavoro manuale – mentre le nuove istruzioni e checklist basate su foto fanno risparmiare tempo agli addetti alle pulizie e migliorano la qualità del servizio svolto.

“Properly è stato facilissimo da implementare” aggiunge Michael Allen. “La parte migliore è che è già integrato con Airbnb e con tutti i canali, quindi siamo potuti partire immediatamente.”

L’integrazione di Properly rende l’implementazione facilissima.

L’integrazione di Properly rende l’implementazione facilissima.

Supporto di specialisti

Oltre a godere dei vantaggi del software di Properly, BnBbuddy ha a disposizione anche la sua competenza.

“Lavorare con Properly è stata una fantastica esperienza” afferma Michael Allen. “Il loro personale è sia competente che sicuro del fatto suo, una cosa che non si vede spesso nelle aziende di software. Si potrebbe pensare che abbiano lavorato loro stessi nel settore della gestione degli immobili.

L’assistenza al cliente è stata ottima. Ancora migliore di quanto mi sarei aspettato, in effetti. Quando chiamavamo per un problema, Properly non ci indirizzava semplicemente su un blog o alle FAQ, ma lo risolveva effettivamente per noi.

Vantaggi

Produttività, redditività

L’implementazione di Properly ha aiutato BnBbuddy a realizzare una completa ristrutturazione dei propri processi di gestione delle pulizie. La nuova logistica semplificata consente all’azienda di raggiungere livelli di efficienza senza precedenti e ne favorisce una crescita ancora più rapida.

Le checklist visive di Properly aiutano gli addetti alle pulizie a lavorare in modo più produttivo

Le checklist visive di Properly aiutano gli addetti alle pulizie a lavorare in modo più produttivo

Analogamente, gli addetti alle pulizie di BnBbuddy ora sono in grado di lavorare in modo molto più produttivo. “Da quando abbiamo implementato Properly, i nostri addetti alle pulizie sono riusciti a eseguire ciascuno il 15% di lavoro in più ogni giorno” conferma Michael Allen. “E non si tratta solo della quantità, ma anche della qualità. Gli strumenti visivi ci aiutano a pulire e a preparare le stanze alla perfezione ogni volta, migliorando l’esperienza degli ospiti e producendo recensioni migliori.”

 

“Infine, tutto questo miglioramento dell’efficienza ci sta aiutando a crescere più velocemente e a migliorare i nostri ricavi complessivi. Stimiamo che la nostra redditività sia aumentata di almeno il 10% come risultato diretto di Properly.”

– Michael Allen, Direttore, BnBbuddy

Guardando al futuro

La piattaforma Properly

Per soddisfare la domanda crescente dei propri servizi, BnBbuddy sta pensando inoltre di cominciare a usare la piattaforma di Properly anche per reperire ulteriori addetti alle pulizie. La piattaforma semplifica la selezione, fornendo facilmente accesso a personale qualificato per le pulizie nel settore dell’ospitalità.

La piattaforma di Properly fornisce un facile accesso agli addetti alle pulizie esperti e professionali e ad altri addetti all’accoglienza.

La piattaforma di Properly fornisce un facile accesso agli addetti alle pulizie esperti e professionali e ad altri addetti all’accoglienza.

La piattaforma di Properly fornisce un facile accesso agli addetti alle pulizie esperti e professionali e ad altri addetti all’accoglienza.

Conclusioni

“Properly non ci ha semplicemente fornito un vantaggio marginale” afferma Michael Allen. “È stato così utile per l’automazione di un numero tanto grande di processi da trasformare interamente un parte della nostra attività.”

[:es]

“Inmediatamente nos dimos cuenta de que Properly era la solución ideal para nuestro negocio. No hay nada más como ellos en el mercado que atienda las necesidades de la industria del alquiler a corto plazo.”

– Michael Allen, Director, BnBbuddy

Desafíos

Dificultades del crecimiento

Con la enorme popularidad de Airbnb, la industria del alquiler vacacional a corto plazo está floreciendo. A medida que más y más empresas de gestión de alquiler se pelean por una porción de la acción, los negocios deben trabajar más duro que nunca para destacarse y aventajar a los demás. Esto es algo que BnBbuddy sabe particularmente bien. Fundada en 2015, BnBbuddy fue una de las primeras empresas del sector. Hoy, tiene 20 competidores solo en Edimburgo. A pesar de la competencia, la experiencia y experticia de la empresa la han hecho prosperar a escala local; pero cuando comenzó a expandirse por el Reino Unido, los desafíos logísticos comenzaron a ser cada vez más una barrera.

Michael Allen, director de BnBbuddy, lo explica: “Nuestro negocio era principalmente manual, por eso las tareas administrativas requerían mucho tiempo y eran propensas a los errores. Esto era especialmente problemático cuando se trataba de la limpieza de las propiedades. A medida que nos ampliamos, tomar reservas, programar las limpiezas, y comunicarnos con los operarios de limpieza se había convertido en un trabajo a tiempo completo para uno de nuestros empleados. Y sabíamos que a medida que nuestro negocio siguiera creciendo, la carga de trabajo manual solo aumentaría”.

“Es más, nuestros operarios de limpieza estaban trabajando con instrucciones en papel. Este método era poco claro y llevó a más retrasos y mala comunicación.”

Los costos de la ineficiencia se estaban acumulando y los procesos engorrosos incluso plantearon el riesgo de afectar la experiencia del huésped. Era claro para BnBbuddy que para conservar su rentabilidad y calidad de servicio, necesitaba transformar su enfoque de la gestión de las limpiezas.

Soluciones

Automatización y visualización

BnBbuddy puso su mira en automatizar sus procesos de gestión de limpieza y en introducir herramientas más intuitivas y visuales para sus operarios de limpieza. La dificultad estaba en encontrar una solución que pudiera ofrecer estas funcionalidades.

“”Al principio, tratamos de usar el sistema de gestión de propiedades existente”, comenta Michael Allen, “y encontramos que carecía del elemento visual que estábamos buscando. Le pedimos al proveedor que nos proporcionara las características que faltaban, pero ella no nos acompañó”.”

“Fue en este momento cuando BnBbuddy comenzó a buscar opciones, y descubrió a Properly.”

“”Properly estaba aún en desarrollo cuando nos lo encontramos”, recuerda Michael Allen. “Pero vimos de inmediato que era la solución ideal para nuestro negocio. En el mercado no hay nada más como ellos, que atienda las necesidades de la industria del alquiler a corto plazo”.

Nos involucramos enseguida y nos comunicamos con Properly sobre las características que sería útil tener. Muy gratamente para ser un vendedor de tecnología, Properly fue muy receptivo a nuestra retroalimentación.”

Cuando Properly fue lanzado, fue precisamente lo que BnBbuddy necesitaba. La plataforma automatiza las reservas y los procesos de programación; eliminando el volumen de trabajo manual; mientras que las nuevas instrucciones y listas de tareas basadas en fotos, les ahorran tiempo a los operarios de limpieza, y mejoran la calidad de la limpieza.

“”Properly fue muy fácil de implementar”, agrega Michael Allen. “La mejor parte es que ya está integrado con Airbnb y todos los canales, así que pudimos simplemente conectarlo y entrar”

La integración de Properly facilita la implementación.

La integración de Properly facilita la implementación.

Apoyo de expertos

BnBbuddy no solo se esta beneficiando del software de Properly, sino también de su experticia.

“Trabajar con Properly ha sido una experiencia excelente”, dice Michael Allen. “Su gente es competente y segura, y eso no es algo que siempre ves en empresas de software. Uno se da cuenta de que ellos han trabajado en la gestión de propiedades”.

El apoyo ha sido muy bueno. Incluso mejor de lo que yo esperaba, de hecho. Cuando llamamos con un problema, Properly no solo nos orienta hacia un blog o a las preguntas frecuentes, ellos realmente resuelven el problema para nosotros.

Beneficios

Productividad, rentabilidad

La implementación de Properly ha ayudado a BnBbuddy a lograr una revisión total de sus procesos de gestión de limpieza. La nueva logística simplificada está propiciando que la empresa alcance niveles de eficiencia sin precedentes, y está impulsando un crecimiento del negocio aún más rápido.

La lista visual de tareas de Properly ayuda a los operarios de limpieza a trabajar más productivamente.

La lista visual de tareas de Properly ayuda a los operarios de limpieza a trabajar más productivamente.

Del mismo modo, los operarios de limpieza de BnBbuddy ahora pueden trabajar mucho más productivamente.”Desde que implementamos Properly, nuestros operarios de limpieza han podido limpiar 15% más cada día”, confirma Michael Allen.”Y no es solo la cantidad, también es la calidad. Las herramientas visuales nos ayudan a preparar perfectamente las habitaciones cada vez, lo cual lleva a mejores experiencias del cliente y a mejores reseñas”.

“En definitiva, toda esta mejora en la eficiencia nos está ayudando a avanzar más rápidamente y a aumentar nuestros ingresos. Estimamos que nuestra rentabilidad se ha incrementado al menos un 10% como resultado directo de Properly.”

– Michael Allen, Director, BnBbuddy

Mirando al futuro

El mercado de Properly

Para atender la creciente demanda de sus servicios, BnBbuddy también planea comenzar a usar el mercado de Properly para conseguir operarios de limpieza adicionales. El mercado eliminará las complicaciones del reclutamiento, y suministrará acceso fácil a operarios de limpieza hotelera calificados.

El mercado de Properly suministra acceso fácil a operadores de limpieza profesionales y con experiencia, y a otros proveedores de servicios.

El mercado de Properly suministra acceso fácil a operadores de limpieza profesionales y con experiencia, y a otros proveedores de servicios.

Conclusión

“Properly no nos ha dado un beneficio meramente marginal”, afirma Michael Allen. “Ha sido tan útil para automatizar tantos procesos que ha transformado por completo una parte de nuestro negocio”.[:]

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