Take Out the Guesswork For Housekeepers Cleaning Your Vacation Rental: Make a Standard Property Appearance Manual

Posted By: Astrid Lindstrom

[:en]Welcome back to Durk Johnson’s Cleaning Column: Housekeeping Tips From a VR Industry Expert. This week Durk explains what a Standard Property Appearance manual is and how you can create your own to ensure that your housekeepers know exactly how to clean and stage your listing for guests.
I love Legos! The amount of creativity and imagination that can be goes into creating any structure or toy with them is endless.
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Recently, my son received a large box of legos. Immediately he dumped all of the contents onto the floor and tore all the different bags apart to separate colors and pieces. Then he pulled out the instructions and read them thoroughly.

He followed the directions step by step, putting the different colors and blocks together piece by piece until finally, after hours of work, his creation was complete and looked just like the picture — perfect!

Similarly, housekeepers do the same thing; They take a property that former guests left in an upside down mess with items misplaced and strewn about, and dutifully put the property “back together” for the next guest with thought, precision, and hard work.

Just like my son using the lego instructions, housekeepers rely on what we in the industry call a Standard Property Appearance (SPA). The SPA is a document or set of instructions that shows with detail how a property should look when the housekeeper is done cleaning.

We have been using SPA’s in the hospitality industry for decades, usually in the form of printed paper binders, and they get the job done well on a large scale.

But for the many people who manage their vacation rental on their own or rent out their homes to guests for short term stays, the need for an SPA still exists. Hosts and homeowners still have to convey to their housekeepers exactly what the house should look like after a cleaning before the next guests check in.

And so, Properly is the perfect tool to create your own SPA. A Properly SPA is in the form of a checklist with pictures of your property that you either import from your listing platform or add yourself accompanied by special instructions for the housekeeper.

Before you make an SPA, consider what needs to be explained to someone cleaning and staging your property. Here are some questions to ask yourself:

  • If you leave a welcome basket or gift for the guest, where is it placed and how is it presented?1-kz32e_wvvwl524qil3tbpw
  • How are the kitchen towels displayed?
  • How many remote controls do you have and where do they go?

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  • Where are the guest amenities located (if provided) and how should they be displayed?
  • How should the bathroom towels be hung?

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  • How should the blinds or drapes be positioned for guest arrival (open, partly closed to keep the hot sun, or closed)?
  • What is the temperature set at?
  • What lights are left on for the guest?
  • Are fans left on for the guest?

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And the list goes on! The important thing to remember is that housekeepers need a detailed standard or SPA to make sure they are all working towards the same standard and that standard is consistently upheld for every clean.

Otherwise, the housekeepers’ creativity will come in to play and the outcome you receive may not be what you or your guests want. Do you want your housekeepers to guess how it should look and hope it turns out the way you want it? No.

From my experience, pictures of the wrong way and right way are best. The pictures do not have to be taken professionally. Keep it simple, easy to understand, and easy to follow.

Remember, a picture is worth a thousand words.


Durk Johnson has over 15 years experience as leading authority in the vacation rental housekeeping industry. Currently he serves as the executive director of Vacation Rental Housekeeping Professionals (VRHP), a national organization that specializes in housekeeping principles and procedures. To learn more about VRHP visit www.vrhp.org.

Before VRHP, Durk worked with vacation rental companies from the snow capped mountains of Park City, Utah to the sugar white sand beaches of Gulf Shores, Alabama to the countries of New Zealand, Spain, Chile, and Italy. You can read more of Durks’s cleaning and housekeeping posts on his bi-weekly column right here on the Properly blog.

Make your own SPA with Properly today! You can download Properly, the free visual checklist app, by visiting our website here. And stay up to date with more home-sharing and vacation rental news by following Properly on Twitter and Facebook.

[:it]Bentornati nella rubrica di pulizie domestiche di Durk Johnson: Consigli per le pulizie domestiche da un esperto del settore degli affitti vacanze. Questa settimana Durk ci spiega cos’è un Manuale standard di disposizione di un immobile e come è possibile realizzare il tuo per assicurare che gli addetti alle pulizie puliscano o organizzino gli ambienti nel modo giusto per i tuoi ospiti.
Mi è sempre piaciuto il Lego! La creatività e la fantasia che si possono mettere nella realizzazione di qualunque forma e struttura di mattoncini non hanno limiti.
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Poco tempo fa, mio figlio ha ricevuto in regalo una grande scatola di lego. Ne ha subito rovesciato tutto il contenuto sul pavimento e ho strappato tutti i vari sacchettini per separare i colori e pezzi. Poi ha preso le istruzioni e le ha lette con attenzione.

Ha seguito passo per passo le indicazioni, mettendo assieme i diversi colori e mattoncini pezzo per pezzo e, finalmente, dopo un lavoro di ore, la sua creazione era completa e aveva esattamente l’aspetto della foto: perfetta!

In modo analogo, anche gli addetti alle pulizie fanno la stessa cosa: prendono un immobile che gli ospiti precedenti hanno lasciato in disordine, mescolando tutti gli oggetti, e, debitamente “rimettono assieme” il tutto per i prossimi ospiti con cura, precisione e impegno.

Proprio come mio figlio con le istruzioni del lego, gli addetti alle pulizie di basano su un documento che in inglese, nel settore, viene definito anche un SPA, sigla di Standard Property Appearance (ovvero aspetto standard dell’immobile). Si tratta di un insieme di istruzioni che mostrano in modo dettagliato l’aspetto che un immobile deve avere al termine delle pulizie eseguite dall’addetto incaricato.

Nel settore dell’ospitalità, questo tipo di documento è utilizzato da decenni, di solito sotto forma di raccoglitori cartacei, ed è efficacissimo per fare un buon lavoro su larga scala.

Ma per le tante persone che gestiscono la propria attività di affitto vacanze in proprio o che affittano una seconda casa per brevi periodi, questo documento non è ancora divenuto usuale. Gli host e i proprietari di immobili devono ancora capire come comunicare ai loro collaboratori domestici il modo esatto in cui la loro casa deve apparire dopo la pulizia, prima del check in dei prossimi ospiti.

E quindi, Properly è lo strumento perfetto per creare il vostro documento “SPA” personalizzato. Per farlo, Properly utilizza una checklist con foto della casa che si possono importare direttamente dall’annuncio su una una piattaforma oppure inserire manualmente, accompagnate da istruzioni speciali per l’addetto alle pulizie.

Prima di preparare il tuo “SPA”, pensa a ciò che deve essere spiegato a una persona che pulisce e dispone il tuo immobile per gli ospiti. Ecco alcune domande da porti:

  • Se prepari un cestino di benvenuto o un omaggio per gli ospiti, dove deve essere collocato e come va presentato?1-kz32e_wvvwl524qil3tbpw
  • Come devono essere disposti gli strofinacci in cucina?
  • Quanti telecomandi ci sono in casa e dove devono essere messi?

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  • Dove sono le dotazioni di scorta (se fornite) e come devono essere disposte?
  • Come devono essere collocati gli asciugamani nei bagni?

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  • In che posizione devono essere le tende o le persiane all’arrivo degli ospiti (aperte, parzialmente chiuse per riparare dal sole o chiuse del tutto)?
  • Come deve essere impostata la temperatura?
  • Quali luci devono essere lasciate accese per gli ospiti?
  • Ci sono ventilatori da lasciare accesi per gli ospiti?

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E l’elenco continua! La cosa importante da ricordare è che gli addetti alle pulizie hanno bisogno di norme dettagliate (ovvero di un documento SPA) per assicurare che lavorino rispettando sempre gli stessi standard, a ogni pulizia.

Altrimenti, si lascerebbe campo libero alla fantasia dell’addetto alle pulizie e i risultati ottenuti potrebbero non essere quelli voluti da te o dai tuoi ospiti. Vuoi che i tuoi addetti alle pulizie tirino a indovinare l’aspetto che deve avere la casa e sperare che risulti come desideri? Sicuramente no.

Nella mia esperienza, le foto del modo giusto e del modo sbagliato sono le più utili. Non è necessario che le foto siano scattate in modo professionale. Basta che siano semplici, facili da capire e da imitare.

Ricordati che una foto vale più di mille parole.


Durk Johnson ha oltre 15 anni di esperienza come una delle principali autorità nel settore degli affitti vacanze. Attualmente è Direttore generale di Vacation Rental Housekeeping Professionals (VRHP), un’organizzazione statunitense specializzate nell’elaborare principi e procedure per le pulizie domestiche. Per saperne di più su VRHP visita www.vrhp.org.

Prima di VRHP, Durk ha lavorato per società di affitto vacanze dalle montagne innevate di Park City nello Utah alle candide spiagge di Gulf Shores in Alabama, nonché in paesi quali Nuova Zelanda, Spagna, Cile e Italia. Puoi leggere altri post sulle pulizie e la manutenzione domestiche di Durks nella sua rubrica quindicinale qui sul blog di Properly.

Crea il tuo documento SPA con Properly oggi stesso! Puoi scaricare Properly, l’app gratuita di checklist visive, visitando il nostro sito qui e restare aggiornato su altre notizie su home sharing e affitti vacanze seguendo Properly su Twitter e Facebook.

[:fr]Bienvenue à nouveau dans la colonne de Durk Johnson consacrée au nettoyage : Astuces relatives au ménage par un expert de l’industrie des locations de vacances. Cette semaine, Durk explique ce qu’est un manuel d’Apparence de Propriété Standard et comment vous pouvez créer le vôtre pour veiller à ce que vos H/F de ménage sachent exactement comment nettoyer et mettre en scène votre propriété pour des voyageurs.
J’adore les Legos ! Le volume de créativité et d’imagination qui peut accompagner la création d’une structure ou d’un jouet est infini avec eux.
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Récemment, mon fils a reçu une grosse boîte de legos. Il a immédiatement renversé tout le contenu sur le sol et déchiré tous les différents sachets pour séparer les couleurs et morceaux. Il a ensuite pris les instructions et les a lues minutieusement.

Il a suivi les indications étape par étape, réunissant les différents blocs et couleurs pièce par pièce jusqu’à ce que, après des heures de travail, sa création soit finalement complète et identique à la photo — parfait !

De la même façon, les H/F de ménage font la même chose ; ils récupèrent une propriété que les précédents voyageurs ont laissé sans dessus dessous avec des articles déplacés et éparpillés, et “rassemblent” la propriété consciencieusement pour le prochain voyageur avec réflexion, précision et dur labeur.

Tout comme mon fils utilise les instructions Lego, les H/F de ménage s’appuient sur ce que nous appelons, dans l’industrie, une Apparence de Propriété Standard (APS). L’APS est un document ou ensemble d’instructions montrant en détails à quoi devrait ressembler une propriété une fois que l’H/F de ménage a terminé le nettoyage.

Nous utilisons des APS dans l’industrie de l’hôtellerie depuis des décennies, habituellement sous la forme de classeurs de papier imprimé, et ces manuels permettent un travail bien fait à grande échelle.

Mais, pour les nombreuses personnes qui gèrent leur location de vacances seules ou louent leurs logements à des voyageurs pour des séjours de courte durée, le besoin d’APS est toujours existant. Les hôtes et propriétaires de logements doivent toujours indiquer à leurs H/F de ménage ce à quoi la maison devrait ressembler après un nettoyage, avant l’arrivée des prochains voyageurs.

Et Properly est donc l’outil parfait pour créer votre propre APS. L’APS Properly prend la forme d’une liste de tâches avec des photos de votre propriété que vous importez depuis votre plateforme d’annonces ou ajoutez vous-même avec des instructions spéciales pour l’H/F de ménage.

Avant de réaliser votre APS, tenez compte de ce qui a besoin d’être expliqué à quelqu’un qui nettoie et met en scène votre propriété. Voici quelques questions à vous poser :

  • Si vous laissez un panier ou cadeau de bienvenue pour le voyageur, où est-il placé et comment est-il présenté ?1-kz32e_wvvwl524qil3tbpw
  • Comment les torchons sont-ils disposés ? 
  • Combien de télécommandes possédez-vous et où vont-elles ?

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  • Où les produits pour les voyageurs sont-ils situés (s’ils sont fournis) et comment doivent-ils être disposés ?
  • Comment les serviettes de salle de bain doivent-elles être suspendues ?

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  • Comment les stores ou rideaux doivent-ils être positionnés pour l’arrivée du voyageur (ouverts, partiellement fermés pour protéger de la chaleur du soleil, ou fermés) ?
  • À combien de degrés la température est-elle réglée ?
  • Quelles lumières restent allumées pour le voyageur ?
  • Les ventilateurs restent-ils en marche pour le voyageur ?

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Et la liste continue ! La chose importante à se rappeler est que les H/F de ménage ont besoin de normes détaillées ou de votre APS pour que le travail soit effectué selon les mêmes normes et que ces dernières soient respectées en permanence pour chaque nettoyage.

Sinon, la créativité des H/F de ménage entrera en jeu et le résultat obtenu pourrait ne pas correspondre à ce que vous voulez ou à ce que veulent les voyageurs. Voulez-vous que vos H/F de ménage devinent à quoi la propriété devrait ressembler puis espérer que le résultat s’avère correspondre à vos attentes ? Non.

D’après mon expérience, des photos des mauvaises et bonnes manières de procéder sont ce qu’il y a de mieux. Les photos n’ont pas besoin d’être de qualité professionnelle. Gardez-les simples, faciles à comprendre et à suivre.

Souvenez-vous qu’une photo vaut mille mots.


Durk Johnson possède plus de 15 années d’expérience en tant que figure dominante dans l’industrie du ménage des locations de vacances. Il travaille actuellement comme directeur exécutif de Vacation Rental Housekeeping Professionals (VRHP), une organisation nationale spécialisée dans les principes et procédures relatifs au ménage. Pour en apprendre davantage au sujet de VRHP, rendez-vous sur www.vrhp.org.

Avant VRHP, Durk a travaillé avec des entreprises de locations de vacances, depuis les montagnes enneigées de Park City, en Utah, jusqu’aux plages de sable blanc de Gulf Shores, en Alabama, en passant par les pays suivants : Nouvelle-Zélande, Espagne, Chili, et Italie. Vous pouvez lire plus de posts de Durk sur le nettoyage et le ménage dans sa colonne bihebdomadaire ici, sur le blog de Properly.

Réalisez votre propre APS avec Properly dès aujourd’hui ! Vous pouvez télécharger Properly, l’appli gratuite de listes de tâches visuelles, en vous rendant sur notre site Internet ici. Restez à la pointe de l’actualité en matière de partage de logements et de locations de vacances en suivant Properly sur Twitter et Facebook.

[:es]Bienvenida de nuevo la columna de limpieza de Durk Johnson: Consejos de limpieza de un experto en la industria de los alquileres vacacionales. Esta semana Durk explica qué es un manual de apariencia estándar de la propiedad y cómo puedes crear el tuyo para asegurar que tus operarios de limpieza sepan exactamente cómo limpiar y montar tu casa para los huéspedes. 
¡Me encantan los Legos! La cantidad de creatividad e imaginación que puede haber para crear cualquier estructura o juguete con ellos es infinita.
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Hace poco, mi hijo recibió una caja grande de Legos. De inmediato tiró todo el contenido sobre el piso y rompió todas las bolsas para separar los colores y las piezas. Después sacó las instrucciones y las leyó concienzudamente.

Siguió las instrucciones paso a paso, juntando los diferentes colores y bloques, pieza por pieza, hasta que por fin, después de horas de trabajo, su creación estuvo completa y se veía igual a la foto, ¡perfecta!

De manera similar, los operarios de limpieza hacen lo mismo. Toman una propiedad que los huéspedes anteriores han dejado hecha un lío y al revés, con los objetos fuera de su lugar y desparramados por todos lados, y con gran responsabilidad “arman” de nuevo la propiedad para el  próximo huésped, con consideración, precisión, y trabajo duro.

Igual que mi hijo al usar las instrucciones de Lego, los operarios de limpieza cuentan con lo que en la industria llamamos una apariencia estándar de la propiedad (SPA, siglas en inglés). La SPA es un documento o conjunto de instrucciones que muestra con detalle cómo debería verse una propiedad cuando el operario de limpieza ha terminado su labor.

En la industria de la hospitalidad hemos estado usando las SPA durante décadas, normalmente en la forma de carpetas impresas en papel, y cumplen bien su función a gran escala.

Pero toda la gente de administra por cuenta propia su alquiler vacacional o alquila su casa a huéspedes para estadías cortas, también necesita una SPA. Los anfitriones y los propietarios deben transmitir a sus operarios de limpieza cómo exactamente debe lucir la casa después de limpiarla antes de que el próximo huésped se registre.

Y así, Properly es la herramienta perfecta para crear tu SPA. Una SPA de Properly está en la forma de una lista de tareas con fotos  de tu propiedad que tú, o bien importas de tu plataforma de anuncios, o añades tú mismo, acompañadas de instrucciones especiales para el operario de limpieza.

Antes de hacer una SPA, considera qué debe ser explicado a alguien que vaya a limpiar y montar tu propiedad. Estas son algunas preguntas que puedes hacerte:

  • Si le dejas una cesta de bienvenida o regalo para el huésped, ¿dónde se coloca y cómo se presenta? 1-kz32e_wvvwl524qil3tbpw
  • ¿Cómo se organizan los paños de cocina? 
  • ¿Cuántos controles remotos tienes y dónde van?

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  • ¿Dónde están ubicados los artículos de tocador para el huésped (si los suministras) y cómo deben ser organizados?
  • ¿Cómo deben colgarse las toallas en el baño?

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  • ¿Cómo deben estar colocadas las persianas y cortinas para la llegada del huésped (abiertas, semicerradas para proteger del sol fuerte, o cerradas)?
  • ¿A cuánto está fijada la temperatura?
  • ¿Cuáles luces se dejan encendidas para el huésped?
  • ¿Se dejan encendidos los ventiladores para el huésped?

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¡Y la lista sigue!  Lo importante a recordar es que los operarios de limpieza necesitan un estándar detallado o SPA para estar seguros de que están trabajando en función del mismo estándar y que este se mantiene en cada limpieza.

De lo contrario, entrará en juego la creatividad del operario de limpieza y el resultado que recibas puede no ser lo que tú o tus huéspedes quieren. ¿Quieres que tus operarios de limpieza adivinen cómo debería verse y esperas que resulte de la manera que quieres? No.

Desde mi experiencia, las fotos de la forma incorrecta y la forma correcta son lo mejor. Las fotos no tienen que estar tomadas por un profesional. Mantén todo sencillo, fácil de entender, y fácil de seguir.

Recuerda, una imagen vale más que mil palabras.


Durk Johnson tiene más de 15 años de experiencia como una autoridad en la industria de la limpieza de alquileres vacacionales. Actualmente ocupa la posición de director ejecutivo de Vacation Rental Housekeeping Professionals (VRHP), una organización nacional que se especializa en principios y procedimientos de limpieza. Para informarte más acerca de VRHP visita www.vrhp.org.

Antes de VRHP, Durk trabajó con empresas de alquileres vacacionales desde las montañas nevadas de Park City, Utah a las playas de arenas blancas como el azúcar de Gulf Shores, Alabama, a los países de Nueva Zelanda, España, Chile e Italia. Puedes leer más publicaciones de limpieza y mantenimiento de Durk en su columna bisemanal aquí en el blog de Properly.

¡Haz hoy tu SPA con Properly! Puedes descargar Properly, la aplicación gratuita de las listas visuales de tareas, visitando nuestro sitio web aquí. Y mantente actualizado con más noticias de los alquileres a corto plazo y vacacionales siguiendo a Properly en Twitter y Facebook.

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