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Our best practice advice for managing service providers

Posted By: Astrid Lindstrom

[:en]Last month, we gave you our tips for finding, vetting, and hiring the perfect service providers for your properties – but hiring new cleaners is only half the task. If you really want to make the most out of your service providers, you need to manage them effectively. Cleaner management is one of the most critical elements of your operation and mastering it will yield tremendous benefits for your business.
At Properly, we’re lucky enough to work with world-class hosts and service providers on a daily basis, and we’ve learned that good cleaner management is all about creating collaborative partnerships. Here are the insights we’ve gathered:

Provide ongoing training

Even if you hire someone with experience in the cleaning business, they might not be familiar with all the quirks of hospitality cleaning, and they most certainly won’t be familiar with your or your client’s homes. What’s more, perhaps you have properties that require less common cleaning techniques or equipment (for example, Alex, our founder and an Airbnb Superhost, keeps a steam cleaner at home that his service providers sometimes need to use to deal with dog-related incidents).
Ongoing training helps ensure your cleaners always have all the skills and expertise they need to take the best care of your properties. Specific areas of focus for your training should include:

Property Staging

Compare these two beds; which one feels like a luxury, hospitality experience?
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Skillful staging makes a huge difference in guest perceptions. Educating cleaners on how to effectively stage your listings is essential to raising quality and guest satisfaction. Pay particular attention to:

  • Toiletries, towels and blankets on a bed
  • Cushions and soft decorative pillow on a couch
  • Towels and washcloths in bathrooms
  • Speciality items such as a welcome basket, a note or flowers
  • Setting the mood for a warm welcome with specific lights to be left on for guest arrival

Properly Visual Checklists – they’re essentially on-the-job training every time. And if you like how one cleaner arranges a room, you can use photos from that job in your next checklist to show other cleaners exactly how to stage a part of the home in future.

Attention to detail in high-visibility areas

For hospitality cleaners, attention to detail is crucial in preparing a listing for guests. In fact, there’s a whole array of requirements for VR cleaning that don’t even factor into an ordinary residential clean – things that cleaners new to short term rentals might overlook. Make sure that your service providers remember to:

  • Empty the dishwasher
  • Clean out the refrigerator
  • Check dressers, drawers and under beds for misplaced or forgotten items
  • Make a final sweep for hair in places like bathtubs, sinks and beds

Getting the details right is the essence of hospitality – and details are easy to overlook. All it takes is one half-empty milk carton or a single stray hair to ruin a guest’s impression of an otherwise luxury apartment.
Adding these items to a Properly checklist serves as an excellent quality assurance check for you and your cleaner. And even better, you can ask them to take pictures as they work through your checklist. When service providers document their work, no task will be forgotten!

Keep a Photographic Record of your Listings

A photographic record of your listings enables you to keep tabs on wear and tear – and ensures you are protected from any damages done by your guests. We recommend that you:

  • Request verification photos of common areas and important spaces (e.g. bedrooms and bathrooms) to create an ongoing record of the condition of a property. This can be done by an inspector or by your cleaner as part of the cleaning process in your checklist, and you could even ask that it be done before and after each stay.
  • Encourage service providers to document all problems with Properly’s Real Time Problem Report feature. You’ll hear about damages the moment they’re discovered, so you can take action ASAP.

In combination, these two steps ensure that you can collect a guest’s security deposit from a listing platform without any issues or room for dispute. They also give you the ability to make claims on a home warranty insurance policy where necessary. (And, as an added benefit, photos enable you to see and QA the property before every guest check in.)
We’ve seen all sorts of problems and damages from guests – from stained carpets to broken dishes, and even windows – and everyone’s heard an Airbnb horror story or two. But with diligent photo documentation, no problem need be a catastrophe.

Manage time spent on each job

Managing cleaner time is critical to both quality and efficiency. Cleaners can only work so fast, and you should have clear expectations on how long a cleaner will spend on each job. If time per job falls, you can bet that quality is suffering. On the other hand, if clean times begin to take too long, you can expect your cleaners will ask for rate increases. This is a good opportunity to discuss where they need to focus.
Of course, you want to do this in partnership with your cleaners. No one wants to be a micromanager – and no-one likes being micromanaged!
Properly is great for keeping things transparent: reporting tools track when a service provider started and finished a job, and geolocation functionality even shows whether or not the cleaner was actually on location.
Properly Job Summary

Feedback, feedback, feedback

Partnerships demand dialogue – both positive and negative.
If a service provider does make a mistake, tell them! This is something we hear from providers all the time: they want your feedback so they can improve and deliver an even better service in future. And naturally, the reverse is also true: if your service provider does a good job, be sure to show your appreciation! A simple “thank you” can go a long way to building strong partnerships with your cleaners, and service providers that feel valued will often go the extra mile for you and your guests.
Showing your appreciation is easy in Properly. You can add a quick thumbs up or thumbs down to verification photos, or write a more detailed comment if you’d like to send a personalized thank you (or critique).

 You can add a quick thumbs up or thumbs down to verification photos, or write a more detailed comment if you’d like to send a personalized thank you (or critique) with Properly.

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What’s more, if you get a positive review from a guest, be sure to share it with your service provider – after all, it’s their success too.[:fr]Le mois dernier, nous vous avons proposé des astuces pour trouver, examiner et embaucher les prestataires de services parfaits pour vos propriétés – mais l’embauche de nouveaux H/F de ménage ne représente que la moitié de la tâche. Si vous voulez vraiment tirer le meilleur parti de vos prestataires de services, vous devez les gérer efficacement. La gestion des H/F de ménage est l’un des éléments les plus critiques de votre opération et sa maîtrise générera d’énormes avantages pour votre activité.
Chez Properly, nous avons la chance de travailler avec des hôtes et prestataires de services internationaux au quotidien, et nous avons appris q’une bonne gestion des H/F de ménage est une question de création de partenariats collaboratifs. Voici les observations que nous avons réunies :

Fournissez une formation permanente

Même si vous embauchez quelqu’un avec de l’expérience dans le domaine du nettoyage, il est possible que cette personne ne soit pas familière avec toutes les singularités du nettoyage d’hôtellerie, et elle ne sera très probablement pas familière avec vos logements ou ceux de vos clients. De plus, vous avez peut-être des propriétés qui nécessitent des techniques ou équipements de nettoyage moins courants (par exemple, Alex, notre fondateur et Superhost Airbnb, garde un nettoyeur à vapeur chez lui que ses prestataires de services utilisent parfois pour traiter les incidents canins).
Une formation permanente aide à veiller à ce que vos H/F de ménage aient toujours toutes les compétences et l’expertise dont ils ont besoin pour s’occuper au mieux de vos propriétés. Les priorités spécifiques pour votre formation devraient inclure :

Mise en scène de la propriété

Comparez ces deux lits ; lequel fait penser à une expérience d’hôtellerie luxueuse ?
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Une mise en scène adroite fait une grande différence aux yeux des voyageurs. Le fait d’informer vos H/F de ménage sur la manière de mettre en scène vos propriétés efficacement est essentiel pour la hausse de la qualité et de la satisfaction des clients. Prêtez une attention particulière à/aux :

  • Produits de toilette, serviettes et couvertures sur un lit
  • Coussins et oreillers souples décoratifs sur un canapé
  • Serviettes et gants de toilette dans les salles de bain
  • Articles spéciaux tels qu’un panier de bienvenue, une note ou des fleurs
  • La personnalisation de l’ambiance pour un accueil chaleureux avec des lumières spécifiques laissées allumées pour l’arrivée du voyageur

Les listes de tâches visuelles Properly – elles correspondent essentiellement à une formation en cours de prestation à chaque fois. Et, si vous aimez la manière d’arranger une chambre d’un(e) H/F de ménage, vous pouvez utiliser des photos de cette prestation dans votre prochaine liste de tâches pour montrer aux autres H/F de ménage comment exactement mettre en scène une partie du logement à l’avenir.

Attention portée aux détails dans les zones bien en évidence

Pour les H/F de ménage d’hôtellerie, l’attention portée aux détails est cruciale lors de la préparation d’une propriété pour des voyageurs. En fait, il existe toute une série d’exigences pour le nettoyage de locations de vacances qui n’entre même pas en ligne de compte dans un nettoyage à domicile ordinaire – des choses que des H/F de ménage novices dans le domaine des locations à court terme pourraient négliger. Veillez à ce que vos prestataires de services n’oublient pas de :

  • Vider le lave-vaisselle
  • Nettoyer le réfrigérateur
  • Vérifier les commodes, les tiroirs et sous les lits à la recherche d’articles déplacés ou oubliés
  • S’assurer qu’il ne reste aucun cheveu dans des endroits comme les baignoires, éviers et lits

Bien faire attention aux détails est l’essence même de l’hôtellerie – et les détails sont faciles à négliger. Il suffit d’une brique de lait à moitié vide ou d’un seul cheveu égaré pour ruiner les impressions d’un voyageur dans un appartement qui, par ailleurs, est luxueux.
L’ajout de ces éléments à une liste de tâches Properly sert d’excellent contrôle d’assurance de la qualité pour vous et votre H/F de ménage. Et, encore mieux, vous pouvez leur demander de prendre des photos tandis qu’ils travaillent par le biais de votre liste de tâches. Quand les prestataires de services documentent leur travail, aucune tâche n’est oubliée !

Gardez un dossier photographique de vos annonces

Un dossier photographique de vos annonces vous permet de surveiller l’usure – et garantit que vous serez protégé(e) en cas de dégâts causés par vos voyageurs. Nous vous recommandons de :

  • Demander des photos de vérification des parties communes et des espaces importants (par exemple : les chambres et salles de bain) pour créer une consignation continue de l’état d’une propriété. Cela peut être effectué par un contrôleur ou par votre H/F de ménage dans le cadre du processus de nettoyage de votre liste de tâches, et vous pourriez même demander à ce que ce soit fait avant et après chaque séjour.
  • Encourager les prestataires de services à documenter tous les problèmes avec la fonctionnalité de Signalement de Problème en Temps Réel de Properly. Vous serez informé(e) des dégâts dès leur découverte, vous permettant ainsi de prendre des mesures aussi vite que possible.

Ensemble, ces deux étapes vous garantissent de pouvoir percevoir la caution d’un voyageur par le biais d’une plateforme d’annonces sans aucun problème et sans laisser de place aux litiges. Elles vous permettent aussi de présenter des réclamations relatives à la police d’assurance de garantie habitation lorsque c’est nécessaire. (et, en plus, les photos vous permettent de voir et contrôler la propriété avant chaque arrivée de voyageur.)
Nous avons vu toutes sortes de problèmes et dégâts causés par des voyageurs – que ce soit des tapis tachés ou de la vaisselle cassée, ou même des fenêtres – et tout le monde a déjà entendu un scénario catastrophe ou deux associés à Airbnb. Mais, avec une documentation photographique consciencieuse, aucun problème n’a besoin de devenir une catastrophe.

Gérez le temps passé sur chaque prestation

La gestion du temps de l’H/F de ménage est critique à la fois pour la qualité et l’efficacité. Les H/F de ménage peuvent seulement travailler à une certaine vitesse, et vous devriez avoir attentes claires au sujet du temps que passera un H/F de ménage sur chaque prestation. Si le temps par prestation diminue, vous pouvez parier que la qualité en souffre. D’un autre côté, si le temps de nettoyage commence à être trop long, vous pouvez vous attendre à une demande d’augmentation du tarif de la part de vos H/F de ménage. Il s’agit d’une bonne occasion de discuter des éléments sur lesquels ils doivent se concentrer.
Bien évidemment, vous voulez faire cela en partenariat avec vos H/F de ménage. Personne ne veut être un micro-gestionnaire – et personne ne veut être micro-géré !
Properly est formidable pour conserver la transparence des choses : des outils de reporting repèrent quand un(e) H/F de ménage débute et termine une prestation, et une fonctionnalité de géolocalisation montre même si l’H/F de ménage était en fait sur place ou non.
Properly Job Summary

Commentaire, commentaire, commentaire

Les partenariats demandent du dialogue – positif mais aussi négatif.
Si un prestataire de services commet une erreur, dites-le lui ! C’est quelque chose que nous entendons tout le temps de la part des prestataires : ils veulent vos impressions pour pouvoir s’améliorer et fournir un service encore meilleur à l’avenir. Et, naturellement, l’inverse est également vrai : si votre prestataire de services fait du bon travail, veillez à lui montrer votre reconnaissance ! Un simple “merci” peut contribuer à établir de solides partenariats avec vos H/F de ménage, et les prestataires de services qui se sentent valorisés feront souvent des efforts supplémentaires pour vous et vos voyageurs.
Montrer votre reconnaissance est facile sur Properly. Vous pouvez ajouter un rapide pouce levé ou baissé aux photos de vérification, ou rédiger un commentaire plus détaillé si vous souhaitez envoyer des remerciements (ou critiques) personnalisé(e)s.

 You can add a quick thumbs up or thumbs down to verification photos, or write a more detailed comment if you’d like to send a personalized thank you (or critique) with Properly.

Vous pouvez ajouter un rapide pouce levé ou baissé aux photos de vérification, ou rédiger un commentaire plus détaillé si vous souhaitez envoyer des remerciements (ou suggestions utiles) personnalisé(e)s avec Properly.


De plus, si vous recevez une évaluation positive de la part d’un voyageur, veillez à la partager avec votre prestataire de services – après tout, il s’agit aussi de sa réussite.[:it]Lo scorso mese, vi abbiamo dato alcuni consigli per trovare, controllare le credenziali e assumere gli addetti all’accoglienza ideali per i vostri immobili: ma assumere nuovi addetti alle pulizie è solo metà del lavoro. Se si vuole davvero ottenere il massimo dai propri addetti all’accoglienza, è necessario gestirli in modo efficace. La gestione del personale di pulizia è una delle componenti più critiche degli affitti vacanze attività e il fatto di padroneggiarla porterà incredibili vantaggi alla vostra attività.
Noi di Properly, abbiamo la fortuna di lavorare quotidianamente con i migliori host e addetti all’accoglienza del mondo e abbiamo imparato che una buona gestione del personale delle pulizie si basa sulla creazione di collaborazioni attive. Ecco le conclusioni che abbiamo raggiunto con l’esperienza.

Fornire formazione continua

Anche assumendo persone con esperienza nel settore delle pulizie, alle volte possono non avere familiarità con le specificità delle pulizie per l’ospitalità e, sicuramente, non conoscono la tua casa o quelle dei tuoi clienti. In più, magari hai degli immobili che richiedono tecniche o attrezzature di pulizia non molto comuni (per esempio, Alex, il nostro fondatore nonché Superhost di Airbnb, tiene un pulitore a vapore in casa che alle volte il personale di pulizia deve usare per risolvere incidenti relativi alla presenza di cani).
La formazione continua contribuisce ad assicurare che i vostri addetti alle pulizie abbiano sempre tutte le capacità e la competenza necessarie per occuparsi al meglio dei vostri immobili. Tra  gli argomenti specifici su cui concentrare la formazione possiamo citare:

Disposizione degli interni degli immobili

Confronta questi due letti: quale comunica il senso di un’esperienza di ospitalità di lusso?
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Un’abile disposizione degli interni fa un’enorme differenza nella percezione degli ospiti. Formare gli addetti alla pulizia sul modo in cui disporre efficacemente gli interni dei propri immobili è essenziale per innalzare la qualità e la soddisfazione degli ospiti. Si deve prestare particolare attenzione a:

  • Lenzuola e coperte dei letti
  • Morbidi cuscini decorativi sui divani
  • Salviette, asciugamani e articoli da toilette nei bagni
  • Oggetti speciali quali cestini di benvenuto, un biglietto per gli ospiti o fiori
  • Preparare l’atmosfera per un caldo benvenuto con luci adatte lasciate accese all’arrivo degli ospiti

Le checklist visive di Properly costituiscono sostanzialmente ogni volta una formazione pratica. Se vi piace il modo in cui un addetto alle pulizie dispone una stanza, potete usarle le foto di quell’incarico per la vostra prossima checklist per mostrare al resto del personale come deve organizzare esattamente determinati ambienti della casa in futuro.

Attenzione ai dettagli nelle aree più evidenti

Per gli addetti alle pulizie per l’ospitalità, l’attenzione ai dettagli è fondamentale nel preparare un immobile per gli ospiti. In effetti, esiste un’intera gamma di requisiti delle pulizie degli affitti vacanze che non hanno niente a che vedere con le normali pulizie delle case di residenza: cose che gli addetti alle pulizie nuovi nel settore degli affitti a breve termine potrebbero trascurare. Assicurati che i tuoi addetti all’accoglienza si ricordino di:

  • Svuotare la lavastoviglie
  • Svuotare e pulire il frigo
  • Controllare la presenza di oggetti fuori posto o dimenticati in armadi, cassetti e sotto ai letti
  • Fare una passata finale per togliere i capelli da vasche, scarichi e letti

I giusti dettagli sono l’essenza dell’ospitalità e i dettagli si possono facilmente trascurare. Basta un cartone di latte aperto o un solo capello per compromettere l’impressione che un ospite si fa di un appartamento altrimenti lussuoso.
Aggiungere queste voci a una checklist di Properly costituisce un perfetto controllo di qualità per voi e per i vostri addetti alle pulizie. Ancora meglio, potete chiedere loro di scattare delle foto mentre completano i vari punti delle vostre checklist. Se gli addetti all’accoglienza documentano il loro lavoro, è difficile che possano dimenticarsi un compito!

Tenere una registrazione fotografica degli immobili

Una registrazione fotografica degli immobili permette di tenere d’occhio la loro normale usura e garantisce una tutela dai danni causati dagli ospiti. Consigliamo di:

  • Richiedere foto di verifica delle zone comuni e degli spazi importanti (p. es. camere da letto e bagni) per creare una registrazione costante delle condizioni di un immobile. Può essere eseguita sia da un responsabile che da un addetto alle pulizie nell’ambito del suo lavoro in base alle checklist; inoltre è possibile chiedere che sia fatto prima e dopo ogni permanenza.
  • Incoraggiare gli addetti all’accoglienza a documentare tutti i problemi per mezzo della funzione di Segnalazione di problemi in tempo reale di Properly. In questo modo si è sempre al corrente di eventuali danni nel momento in cui vengono notati ed è quindi possibile agire al più presto.

Insieme, queste due misure assicurano di poter trattenere un deposito di cauzione degli ospiti su una piattaforma di annunci senza problemi né spazio per le dispute. Inoltre danno la possibilità di inoltrare richieste di danni a una compagnia assicuratrice ove necessario (come ulteriore vantaggio, le foto ti permettono di vedere e controllare l’immobile prima di ogni check-in).
Ci è capitato di vedere ogni genere di problemi e di danni causati dagli ospiti: dai tappeti macchiati ai piatti rotti e persino alle finestre sfondate, e tutti abbiamo sentito qualche racconto terrificante di affitto su Airbnb. Ma con un’accurata documentazione fotografica, si può evitare che un banale problema si trasformi in una catastrofe.

Gestire il tempo speso per ogni incarico

La gestione del tempo del personale di pulizia è essenziale sia in termini di qualità che di efficienza. Gli addetti alle pulizie possono lavorare più o meno velocemente ed è necessario avere un’idea chiara di quanto tempo è mediamente necessario per eseguire un incarico di pulizia. Se il tempo dedicato a un incarico diminuisce eccessivamente, si può scommettere che la qualità ne soffra. D’altro canto, se i tempi di pulizia cominciano ad allungarsi, si può prevedere che gli addetti chiederanno un aumento delle tariffe. È una buona occasione per discutere delle cose su cui devono concentrarsi.
Naturalmente, tutto questo deve essere fatto in collaborazione con i propri addetti alle pulizie. Nessuno vuole trasformarsi in un cerbero e a nessuno piace essere controllato in ogni gesto!
Properly è l’ideale per consentire la massima trasparenza: gli strumenti di reportistica monitorano quando un addetto all’accoglienza inizia o finisce un incarico e la funzione di geolocalizzazione permette persino di sapere se l’addetto alle pulizie si trova o meno sul posto.
Properly Job Summary

Feedback, feedback, feedback

Le collaborazioni richiedono il dialogo: sia in positivo che in negativo.
Se un addetto all’accoglienza commette un errore, bisogna dirglielo! Ce lo sentiamo sempre dire dagli addetti: il vostro feedback è importante affinché possano migliorare e fornirvi un servizio più accurato la prossima volta. Naturalmente, è vero anche il contrario: se un addetto all’accoglienza fa un buon lavoro, bisogno mostrargli il proprio apprezzamento! Un semplice “grazie” può essere molto utile per costruire solide relazioni di collaborazione con il proprio personale e gli addetti all’accoglienza che si sentono apprezzati spesso fanno quel qualcosa in più per i proprietari e per gli ospiti.
Dimostrare il proprio apprezzamento con Properly è facile. Si può cliccare velocemente Mi piace o Non mi piace sulle foto di verifica oppure scrivere un commento più dettagliato se si desidera inviare un ringraziamento (o una critica) personalizzati.

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Si può cliccare velocemente Mi piace o Non mi piace sulle foto di verifica oppure scrivere un commento più dettagliato se si desidera inviare un ringraziamento (o una critica) personalizzati con Properly.


Inoltre, se si riceve una recensione positiva da un ospite, è bene farla vedere al proprio addetto all’accoglienza: dopo tutto, è un successo anche suo.[:es]El mes pasado, te dimos nuestros consejos para encontrar, escrutar, y contratar a los proveedores de servicios perfectos para tus propiedades; pero contratar nuevos operarios de limpieza es solo la mitad de la tarea. Si de verdad quieres obtener el máximo de tus proveedores de servicios, debes administrarlos con efectividad. La gestión de los operarios de limpieza es uno de los elementos más cruciales de tu operación, y dominar esa gestión le dará grandes beneficios a tu negocio.
En Properly, tenemos la fortuna de trabajar a diario con anfitriones y proveedores de servicios de clase mundial, y hemos aprendido que una buena gestión de los operarios de limpieza se trata de crear asociaciones de colaboración. Este es el conocimiento que hemos reunido:

Proporciona capacitación continuamente

Aunque contrates a alguien con experiencia en el negocio de la limpieza, puede que no conozca todas las peculiaridades de la limpieza hotelera, y definitivamente no estará familiarizado con tu propiedad o con la propiedad de tu cliente. Es más, quizá tengas propiedades que requieran técnicas de limpieza o equipos menos comunes (por ejemplo, Alex, nuestro fundador y SuperAnfitrión de Airbnb, tiene un limpiador a vapor en su casa, el cual deben usar sus proveedores de servicios, a veces, para manejar incidentes relacionados con el perro).
La capacitación continua ayuda a garantizar que tus operarios de limpieza siempre tengan las destrezas y la pericia que necesitan para cuidar mejor de tus propiedades. Las áreas específicas de atención en tu capacitación deben incluir:

El montaje de la propiedad

Compara estas dos camas; ¿cuál se siente como una experiencia de hospitalidad de lujo?
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Un montaje habilidoso hace una enorme diferencia en las percepciones de los huéspedes. Educar a los operarios de limpieza en cuanto a cómo montar tus casas es primordial para elevar la calidad y la satisfacción del huésped. Presta especial atención a:

  • Los artículos de tocador, toallas y mantas sobre las camas
  • Los almohadones y cojines decorativos sobre un sofá
  • Las toallas y paños en los baños
  • Los elementos especiales como la cesta de bienvenida, una nota o flores
  • Preparar el ambiente para una bienvenida cálida con luces específicas a dejar encendidas para la llegada de los huéspedes

Las listas visuales de tareas de Properly, son básicamente capacitación en el trabajo todas las veces. Y si te gusta como un operario de limpieza dispone una habitación, puedes usar las fotos de ese trabajo en tu próxima lista de tareas para mostrar a otros operarios de limpieza exactamente cómo montar una parte de la casa, en el futuro.

La atención al detalle en áreas de alta visibilidad

Para los operarios de limpieza de la hospitalidad, la atención al detalle es fundamental al preparar una casa para los huéspedes. De hecho, hay toda una serie de requisitos para la limpieza de alquileres vacacionales que ni siquiera son considerados en una limpieza residencial común; cosas que los operarios de limpieza nuevos en los alquileres a corto plazo podrían pasar por alto. Asegura que tus proveedores de servicios recuerden:

  • Vaciar el lavavajillas
  • Limpiar el refrigerador
  • Revisar las cómodas, gavetas, y debajo de las camas para sacar objetos perdidos u olvidados
  • Dar una barrida final para eliminar cabellos en lugares como las bañeras, los lavamanos y las camas

Atender bien los detalles es la esencia de la hospitalidad, y los detalles son fáciles de pasar por alto. Solo se necesita un cartón de leche medio vacío o un solo cabello suelto para arruinar la impresión del huésped de un apartamento que, de lo contrario, sería de lujo.
Añadir estos elementos a una lista de tareas de Properly sirve como una excelente revisión de aseguramiento de la calidad para ti y tu operario de limpieza. Y aún mejor, puedes pedirle que tome fotos a medida que trabajan en tu lista de tareas. Cuando los proveedores de servicios documentan su trabajo, ¡ninguna tarea será olvidada!

Mantén un registro fotográfico de tus propiedades

Un registro fotográfico de tus propiedades hace posible que vigiles el desgaste, y garantiza que estés protegido de cualesquiera daños causados por tus huéspedes. Recomendamos que:

  • Solicites fotos de verificación de las áreas comunes y de espacios importantes (p. ej. dormitorios y baños) para crear un registro continuo de las condiciones de la propiedad. Esto lo puede hacer un inspector o tu operario de limpieza, como parte del proceso de limpieza en tu lista de tareas, e incluso puedes pedir que esto se haga antes y después de cada estadía.
  • Alientes a los proveedores de servicios a documentar todos los problemas con la herramienta de reporte de problemas en tiempo real de Properly. Te enterarás de los daños en el momento en que sean descubiertos, para que puedas tomar acción lo más pronto posible.

Combinados, estos dos pasos garantizan que puedas cobrar el depósito de seguridad de la plataforma de anuncios sin ningún problema o espacio para una disputa. También hacen posible que hagas reclamos sobre una póliza de seguro de garantía de hogar, donde sea necesario. (Y, como beneficio añadido, las fotos te permiten ver y asegurar la calidad de la propiedad antes de cada registro de huéspedes).
Hemos visto todo tipo de problemas y daños de huéspedes; desde alfombras manchadas a platos rotos, y hasta ventanas; y todos han oído alguna historia de horror de Airbnb. Pero con una documentación diligente con fotos, ningún problema se convierte en catástrofe.

Administra el tiempo invertido en cada trabajo

Administrar el tiempo del operario de limpieza es crucial tanto para la calidad como para la eficiencia. Los operarios de limpieza solo pueden trabajar con cierta rapidez, y debes tener expectativas claras sobre cuánto tiempo le tomará  a un operario de limpieza cada trabajo. Si el tiempo por trabajo decae, puedes apostar que la calidad está siendo afectada. Por otra parte, si los tiempos de limpieza comienzan a ser demasiado prolongados, puedes esperar que tus operarios de limpieza pedirán aumento de sus tarifas. Esta es una buena oportunidad para conversar sobre dónde necesitan concentrarse.
Desde luego, debes hacer esto en colaboración con tus operarios de limpieza. ¡Nadie quiere ser un microadministrador, y a nadie le gusta que lo microadministren!
Properly es excelente para mantener las cosas con transparencia: las herramientas de informes monitorizan cuándo un operario de limpieza comienza y termina un trabajo, y la funcionalidad de geolocalización, incluso muestra si el operario de limpieza estaba en el lugar o no.
Properly Job Summary

Valoración, valoración, valoración

Las colaboraciones exigen diálogo, tanto positivo como negativo.
Si un proveedor de servicios comete un error, ¡díselo! Esto es algo que escuchamos todo el tiempo de los proveedores: ellos quieren tus opiniones, para poder mejorar y suministrar un servicio aún mejor en el futuro. Y, naturalmente, lo inverso también es cierto: si tu proveedor de servicios hace un buen trabajo, ¡asegúrate de mostrarle tu agradecimiento! Un simple “gracias”  ayuda mucho a crear colaboraciones sólidas con tus operarios de limpieza, y los proveedores de servicios que se sienten valorados, harán el esfuerzo adicional para ti y tus huéspedes.
En Properly, demostrar tu agradecimiento es fácil. Puedes añadir un rápido pulgar arriba o pulgar abajo a los fotos de verificación, o escribir un comentario más detallado si quieres enviar un gracias (o crítica) personalizado.

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Puedes añadir un rápido pulgar arriba o pulgar a abajo a las fotos de verificación, o escribe un comentario más detallado si te gustaría enviar un gracias (o sugerencia útil) con Properly.

Es más, si recibes una evaluación positiva de un huésped, cerciórate de compartirla con tu proveedor de servicios, después de todo, también es su éxito.[:]

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